我的个人管理系统【理论篇】

接触GTD已四年有余，从纸笔系统进化到电子系统，我也总结了一些小小心得，鉴于“分享是最好的学习”，决定把自己的心得写下来。

关于个人管理
个人管理和时间管理不同，事实上在实践了两年时间管理之后，我发觉其局限性太大了，仅仅是一个处理任务的方法。我个人理解的“个人管理”包括了时间管理、知识管理、精力管理、压力管理balabala，而他们会互相影响，想要做好个人管理、任何一环都很重要。

举个例子，设好了番茄钟准备看书，偏偏很想睡觉一个字也看不进去；想要提高工作效率列好了事物优先级，结果打开邮箱发现自己根本找不到相关的邮件，只能一封一封翻。

想要提升效率，你必须清楚的知道自己要做什么，而且精力充足，注意力集中，相关的资料也很容易找到，甚至你需要一个环境良好的工作区。如何创造并持续这样的条件，我觉得这就是个人管理。

阅读了不少国内外的效率成长博客，看了各种理论工具的推荐，青蛙番茄等等多少也有些了解，经过两年的实践，PDCA循环和Ritual仪式是我觉得最有用的两个理论。

PDCA循环

PDCA是美国戴明博士提出来的。它还有个后缀叫做“循环”。意

P（Plan）计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定；

 

Step1.1 最初我会运用思维导图或者头脑风暴将自己的生活分为“心智、个人发展、健康、工作、社交、财富”六块计划年计划、月计划和周计划。当然，计划目标必须符合SMART原则。
Step1.2 将他们打印下来签字，贴在墙上，作为承诺完成计划的仪式。
Step1.3 运用Omnifocus管理每天的to do list。

Tips：刚开始，不要排太难的太久的计划，让自己能轻松达成，会比较有利于后续的执行。
 
D（DO）执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容；
Step2.1 这里我通常会运用番茄工作法，主要是为了两个作用 1）集中自己的注意力 2）强迫自己休息

Tips：坚持

 
C（Check）检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题；
Step3.1 每做完一件事情，我会在excel表格中记录它的启示和截止时间，并计算出所花费的时间，看看当中有没有拖延。

Tips：这其实是一个简化的柳比歇夫时间记录法，去掉了琐碎的生活作息时间，只将重点关注在学习工作的产能时间上。
 
A（Act）改进
 Step4.1 根据Step3.1统计的结果，总结执行过程中好的方面，找到缺点，通过修改流程等方法加以改进。我通常会把工作流程画下来，看看有什么可以改进的地方。也会尝试写SOP，把优化过的方法制成模板，从而提升效率。还有就是撰写日记，记录工作心得。这是非常重要的一点。也是这个PDCA理论中我认为最有价值的一步，没有这一步，一切都只是重复劳动。


Rituals仪式化
这个方法取自Asian efficiency，即制定生活的仪式（可参考http://www.asianefficiency.com/habits/morning-rituals-revisited/），实践了一段时间之后发觉，除了Asian efficiency建议的Morning和Evening Ritual，也可以根据自己的实际情况制定Rituals。比如我现在的工作日一共有四个Rituals。分别是

   * Morning Ritual：列出了早上需要做的事情，比如喝水，5分钟的深蹲运动，吃保健品，阅读新闻等等
   * Before the work Ritual：工作开始前的准备工作，比如倒茶，去洗手间等等
   * Work-end Ritual：一天工作结束时的工作，比如清空电脑桌面，归档纸质文件，检查一天的工作
   * Evening Ritual：每天晚上睡觉前的最后一步，包括了一天的回顾，清空邮箱等等inbox，列出明天要做的事情等等。

 

我会在Omnifocus中特别开一个文件夹存放这些Ritual，设定他们启动的时间和重复时间，这样就将一天中最零碎的事情统一管理，防止小事被忘记。


结语

要事优先、番茄工作法等等都是很有用的方法，但是它们本身都很分散，PDCA作为一个把它们串联起来的方法，我觉得它最符合大多数人的期盼，即在日常沉淀中成长，看起来每天都在做同样的事情，但其实真是在平淡的过程中逐渐前进。一个好的个人管理系统应该可以起到这样的作用，不仅是把事情做完，更是做好，最重要的是，用心去做。

仅个人有限经验，愿大家都有所得。