电力物资管理控制程序

电力物资管理控制程序

1 目的

规定采购过程，并评价供方，选择合格供方，确保采购的物资符合规定要求。

2 适用范围

适用于本局物资采购的控制。

3 职责

3.1 物资公司负责生产、基建、检修物资采购。

3.2 生活服务公司负责办公用品及配套设施采购。

3.3 生产技术部负责审   订生产物资明细清册及技术条件。

3.4 总经理工作部负责审订办公物资明细清册。

3.5 主管局长或总工程师主持评价供方专题会议，并批准选定合格供方。

3.6 物资公司负责组织对为电网提供电力设备器材的供方的调查、评价和推荐，并指导、监督相关部门对本程序的贯彻执行并保持记录。

3.7 生活服务公司负责对办公用品市场的综合调查、促使该程序顺利执行并保持记录。

3.8 编制单项工程所需物资明细清册及订货图纸。

4 工作程序

4.1 物资采购控制流程图（见页下图）

 

 

 

 

 

 

 

 

总经理工作部、生产技术部审核

 

局各部门提供物资明细清册

采购员编制采购计划

物资公司负责对生产入网设备的厂方进行资质调查

物资公司组织有关部门和人员评价选择供方

主管局长或局总工程师主持评价会议

物资公司根据对供方评价及专题会议结果选定合格供方，编制合格供方名单

 

物资公司与合格供方签订产品购销合同

生活服务公司与合格供方签订购销合同

 

局有关部门参与

修改合同时，经会签后由采购员办理变更合同

物资公司和生活服务公司负责对采购物资质量控制

开始

生活服务公司负责办公用品市场调查，选定合格供方

 

物资公司、生产技术部共同参加特殊设备采购合同的签订

 

物资公司和生活服务公司分别建立，保管合格供方档案，负责合同登记并检查合同执行情况

 

结束

4.2  编制采购计划的前期准备

4.2.1 设计、施工及使用部门提供规范的物资明细清册及技术条件、订货图纸。

4.2.2 生产技术部负责组织审核物资明细（计划）清册、技术条件、经局长审批后转物资公司或生活服务公司。

4.3 采购文件的控制

4.3.1 采购文件是物资采购的依据，其种类可包括以下单项或多项：1）物资明细清册（工程部门）；2）设备清册、技术条件；3）物资计划清册；4）物资公司变更申请；5）定货合同；6）合同变更。

4.3.2采购文件的内容可包括以下单项或多项：

a 采购物资的类别、型号、规格、等级、数量、交货期、开竣工日期。

b 规范图纸、检验规程、鉴定要求及其它有关技术资料。

c 必要时可规定适用的质量体系标准（名称、编号、版本）及质量保证金。

4.3.3物资公司经理和生活服务公司经理对采购文件和物资计划清册审批后批转给采购员。

4.3..4采购员对采购文件和物资计划清册核实，分类汇总，平衡库存，及时准确进行物资采购。

4.4 供方

4.4.1物资分类

a 一类物资：一次、二次设备、线路金具、事故备品（豫电公司办[1999]19号文“物资目录”中29至52项物资）。

b 二类物资：三材、仪器仪表、常规备品备件。

c 三类物资：办公用品。

4.4.2 评价方式

物资公司负责组织，公司主管局长或总工程师主持评价会议，对进入电网的一、二类物资生产厂家进行评价。物资公司、生产技术部等有关部门人员及参与对供方的调查人员参加会议。

4.4.3 对一类物资的供方选择评价专题会议每年一次，特殊需要时可适当增加。对二类和三类物资的供方实行一次一评价的方式进行。

4.4.4 评价合格供方过程

4.4.4.1 调查供方质量保证能力（可包括以下单项或多项）

a. 供方企业概况、企业质量历史、产品在行业中的地位、生产能力、产品执行标准、鉴定级别、技术装备情况、产品许可证编号、“入网证”、产品鉴定证书、产品检测能力及检测级别、仪器情况及被调查产品的名称、规格、型号等。

b 供方企业质量政策、方针；供方企业产品、质量、产值利润关系处理状况。

c 供方企业设计人员、工程技术人员的素质情况及该企业的工艺、工序、工作程序等情况。

d 供方质量检验记录、质检人员素质及部门质保体系情况。

e 供方企业售后服务组织措施及社会用户反映情况。

4.4.4.2 选择合格供方

对一类物资的供方物资公司依据对供方资质情况调查，提供样品检验及所供产品抽检质量情况逐一比较，选择在行业中知名度高、质量保证能力强、体系健全、所供产品质量可靠、价格合理、售后服务周到的企业作为合格供方。对二类和三类物资的供方由实施采购的主管人员现场进行评价，实行一次一评价的方式。

4.4.4.3 编制合格的供方名单

物资公司依据对供方的评价结果编制合格供方一览表，每年对一类物资的供方产品使用情况调查一次，将调查情况记录存档，发现有质量问题及时反馈给公司及供方。对二类和三类物资的供方实施采购的主管人员在合同文本上签字记录即为评价记录。对二类和三类物资的供方只保存合格供方名录/联系方式即可。

4.4.4.4 建立合格供方档案

对一类物资的供方物资公司建立并保存合格供方的资质资料、样品检验记录、产品抽样报告及供方企业服务评价记录。

4.4.4.5评价不合格的供方的设备、器材和物资不得采购。

4.5  物资采购

4.5.1  采购方式

a 一类物资采购数额较大时由局组织招标定货会，主管局长或总工程师、物资公司、生产技术部、纪检部门参加会议，按照招议标程序在合格供方中进行招标订货，执行《河南省电力工业局电力物资招议标暂行办法》。采购数额较小的零碎物资时,物资公司可向手续齐全有实力的经销商购进，但所购物资必须符合要求，发票可作为购进依据，不需再签订购销合同。

b 二类物资由物资公司组织招标订货或就当年评价过的合格供方实施常规合同订购。

c 三类物资由生活服务公司组织对市场进行调查，选择合格供方重点采购。

4.5.2采购合同

a对一类物资的采购

——物资公司经理受法人委托，依据物资采购明细表和《中华人民共和国合同法》条款规定与供方签订工矿产品购销合同，对合同全部内容的正确性负责,《代理法人授权委托书》一年一办。

——主管局长或总工程师委派专业技术部门参与供方的技术谈判。

——签订合同必须符合要求，按照条款认真填写。

——合同变更、转让或解除，必须按法律的程序办理。签订合同一般不得预先付款。

——合同生效后，物资公司经理负催货、监督供方的执行情况。重大合同发生纠纷时，承办人员须及时按规定程序处理，纠纷需向领导汇报。

——因故需修改采购合同时，应由原审定《设备材料明细表》的部门出具变更单，物资公司与供方协商修改《工矿产品购销合同》

——采购合同一式五份，物资公司留存三份，供方留存二份。重大、涉外经济合同需追加一份送档案室。

——物资公司负责整理经济合同，登记建档，定期核查经济合同执行情况。

b对二、三类物资的采购可根据情况由经受权的采购实施人员与供方签订合同。合同内容应完整、清晰，并符合法律法规的要求。

 

4.5.3 采购控制

4.5.3.1 物资公司和生活服务公司按物资采购工作程序对物资采购进行控制。

4.5.3.2 采购一、二、三类物资或有特殊技术要求的物资，向供方提供订货技术条件协议书，经确认后，由供方提供技术质量保证书，收取一定的质量保证金，并对其重要生产环节进行监测和监视。

4.5.3.3 物资公司和生活公司对采购的物资已安装使用后的质量负责调查，以备评价供方。

4.5.3.4 物资设备的现场验收

a 生产物资由物资公司、安装部门 、供方到现场联合开箱检验、验证、试验，对不合格品按《采购物资不合格品控制程序》进行控制，采购员及保管员执行《采购物资库存管理标准》；

b 对需到生产企业现场验收的大型设备及技术含量高的物资由物资公司和生产技术部人员联合到企业现场进行验收；

c办公用品由生活服务公司和各科室物品领取人员共同检查验收，不合格执行《采购物资不合格品控制程序》，保管员执行《采购物资库存管理标准》；

d物资公司和生活服务公司负责收集、登记、处置及向供方反馈采购物资质量信息，建立物资质量信息档案；

e 物资采购人员应努力学习物资管理知识及业务技术，物资公司对采购员每年考试考评一次，考评不合格不得上岗。

5 相关文件

5.1《采购物资库存管理标准》

5.2《采购物资不合格品控制程序》

5.3《检验及试验状态控制程序》

5.4 中华人民共和国《合同法》、《经济法》

5.5 《河南省电力工业局电力物资招议标暂行办法》

6 相关记录

序号

名        称

1

物资计划清册

2

加工定货合同

3

合同变更修改单

4

物资供方评价选择会议记录

5

供方各种资质证明材料

6

合格供方一览表

7

供方合格审批表

8

物资质量状况调查表

9

工程设备材料明细表

10

定货合同台帐

11

物资到货记录本

程序文件修改记录

 

序号

修改通知单编号

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修改日期

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执行人

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批准人