物料管理之采購

物料管理(Material Management)，包含简化需求计划、采购、库存管理

主旨：优化采购流程与供应链管道、节省采购时间与成本

一、采购

首先，需建立和维护与采购有关的物料和供货商数据，从而加强对采购的控制及优化系统中的采购程序。数据包括如下：

1．  物料主数据

A.      由PE(产品工程)部门之BOM小组成员，在系统中建入物料基本数据。若为自制品，BOM小组还需建入其对应之产品结构。

B.       由PMC之物管修改如下信息：

a.        自制采购码：若为自制，则展B有而非购买，若为采购，则直接下订单进行采购。

b.       采购策略：定量采购、期间采购、需求数采购[1]

c.        安全库存：　安全库存（又称保险库存）是指当不确定因素（订货期间需求增长、到货延期等）已导致更高的预期需求或导致完成周期更长时的缓冲存货，安全库存用于满足提前期需求。在给定安全库存的条件下，平均存货可用订货批量的一半和安全库存来描述。

d.       材料种类：标准材料、费用类材料、虚拟材料、选择性材料

e.        期间采购法天数：采购策略为“期间采购”时需输入。

f.         ABC等级：材料等级。

 

C.       由采购修改如下物料信息：

a.        移转前置期： Lead time，它是指从客户下达订单开始，至货物完好交于客户为止的时间。

b.       订单修改前置期：订单下出去多久可修改。

c.        订单删除前置期：订单下出去多久可删除。

d.       最低采购点：物料采购最低采购量。

e.        最高采购点：物料采购最高采购量。

f.         采购倍数：对于包装物品，一般需定义采购倍数。

g.       主要供货商

h.       ABC等级

D.      由品保存维护此物料是否免检

E.       由进出口人员维护物料是否保税

2．  物料需求：

在公司系统中，可分两类：一类为生产需求;一类为消耗类需求。

A.      若为生产需求，则：

a.        根据MPS及料件对应BOM，得出建议PR（purchase request）.

b.        根据建议PR结转为实际PO。

B.       若为消耗需求，即下费用类PR单，直接在采购系统中新增。

3．  供货商信息

A.      厂商类别维护（主要厂商、次要厂商、一般厂商）

B.       厂商基本资料：由采购统一建入，信息包括：基本数据（FOB、付款条件、付款日期交货方式、币别等）、发票地址、联络地址、帐务数据

C.       厂商料号对照关系建立：厂商与本公司料号对应关系。

D.      由厂商评鉴系统所设定之因素，为厂商所得评分做比较。决定厂商之因素包括如下：

a.        品质

b.        交期

c.        价格

d.        配合度

e.        还应设定厂商是否为客户指定厂商

根据a/b/c/d/e因素，以user所提供之公式计算出厂商评分，每月均需对厂商进行稽核。

4．  采购信息记录

A.      采购员数据维护

B.       PR字轨与库别对照档：设定生成PR之字轨。

C.       请购作业：

a.        可手动新增，亦可由MRP系统中结转建议PR生成。

b.        PR单将上传至EFLOW系统中，根据签核流程流至相关签核人员处进行签核，具体如何签核，将在后面对其说明。

D.      订购作业：请购单结转，生成对应之订单。订单将在时间段内上传至B2B系统，供采购与厂商询价参考。

E.       收料作业：

a.        资材进行收料作业后，品管即对其进行验收。此时可在验收输入界面输入验收结果。结转时，良品数则转入「应付发票」界面中输入发票; 不良品则转入INV系统中，资材将对其进行批退作业。

b.        要求user输入报关单号，以此报关单号与关务系统关联。

F.       应付发票输入：结转发票，即产生对应之付款项次至「应付款系统」中。

5．  货源清单及配额分配

通过【先审后订】系统来实现，此系统是为了配合Supply Chain Management(SCM)作业推动，以先建立采购价格『先审后订』作业方式，以简化核决流程、提升作业效率。

在【先审后订】中，采购人员将物料对应之供货商price信息建入系统，包括单价与厂商分配比，将此单上传至E-flow系统中主管核决成功后，user在结转PR单时即会根据所建单价直接生成PO（purchase order）

u            生產管理(Product Management)

u            財務系統(Finance)

u            成本管理(Cost Management)

---

[1]　在企業中，採購業務的需求來源有多種，有計劃部門的主生產計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨而生成的需求；有為滿足以銷定購的工商業一體化業務需求；有根據長期購貨合同確定的定期購貨需求；有零星的購貨需求等。採購管理系統提供根據計劃、銷售、倉庫及採購自身需要等多途徑採購功能。