IT部门如何摆脱不堪重负的局面？

随着企业业务的不断发展，业务部门不停地提出各种各样的需求，IT部门面对这么多项目不堪重负，即使增加人员也无法按时完成，这又导致业务部门的抱怨：“IT部门对我们的需求响应太慢，使得我们无法完成业务目标”。你所在的IT组织是不是也面临这样的问题？IT部门该如何摆脱这种被动局面？以下谈谈我的一些思考。
 
一、IT部门不堪重负会导致什么问题？
1.团队士气低落，工作效率差
    在不堪重负的情况下，IT部门压力很大，但工作效率其实并不怎么高，团队人员的士气低落，对于做好项目并没有什么好处。反倒是在一个项目数量合理的环境下，通过按时高质量完成项目，能够提振团队的士气。
2.无法及时交付项目
    一个团队如果负担超过其资源的项目，则大多数项目都无法按计划完成，拖延很长时间才交付就已经不错，有些项目永远停留在了计划里面，变成了无力完成但又无法注销的账目，好比银行的坏账。而拖延又会导致新的项目积压。
3.系统可维护性变差，陷入低效重复的恶性循环
      IT部门忙于完成业务需求，系统不断打补丁，系统复杂性越来越高，可维护性越来越差，这也导致完成新的需求时难度越来越大，效率更加低下，陷入到恶性循环里面。
  出现这些问题，对于公司、业务部门、IT部门来说都没有什么好处，必须找到好的办法来帮助IT部门摆脱不堪重负的局面。
 
二、我的解决方案建议
 
1. 联合业务部门，建立良性的IT治理机制
    建立由CIO领导的、各业务部门一把手参加的联合委员会，对新的项目申请进行审核，让业务部门参与决策。
 
2. 暂停接受新项目，消化已有项目
    不能简单的对业务部门说不，首先要争取公司领导CIO的支持，需要向公司领导和业务部门一把手说明IT部门面临的现状、原因和会导致的后果，争取业务部门的理解和支持。暂停接受新项目，对在手项目进行清理，或者限时完成，或者直接砍掉。不是说进入过计划的项目就一定要完成，可能过了那个时间再评估，发现有些项目已经没必要做了。
 
3. 根据IT能力量入为出，确定能承担的项目数量
    IT行业的生产率是依赖于程序员的工作时间，在IT部门人数一定（任何一个组织都不可能无限扩张）的情况下，其生产能力是确定的。必须根据资源情况决定能承担的项目数量，对于超过这个限制的项目，明确告诉业务部门无法完成，否则对IT部门自己、对业务部门都是一种伤害。
 
4. 制定IT规划，集中精力完成重点项目
    IT建设最忌讳的就是盲目投入，IT规划可以指明IT建设的方向。从公司战略出发，考虑业务未来几年发展的需要，提前筹划，制定有前瞻性的、合理的IT规划，明确重点项目的路线图，踏踏实实分步完成，保证项目效果。
    从20/80的规律来看，虽然每年完成那么多项目，但其中真正有价值、能够促进公司业务发展、抓住市场机会的项目并没有那么多。我们做的，就是要抓住20%的重点项目，真正发挥对公司业务的促进作用。
 
5．优化IT资源的分配机制
    建立项目的准入机制，对每个备选项目要仔细分析其项目的商业价值、技术可行性、紧急性、成本等因素，进行大排序，优先完成高价值、可行、紧急、低成本的项目。
可以对IT项目进行分类，制定不同的处理策略。
    （1）已有系统升级项目。每年的IT计划中，首先有一些是没有商量空间的针对已有系统调整业务流程、业务政策的项目，必须完成。但也有一些是用户操作便利性改进的内容，不能根据用户说什么就做什么，需要进行用户研究，然后逐步优化。
    （2）新系统建设项目。新系统建设看起来容易一些，但一旦建成，就需要持续维护，占用有限的IT资源。这就要求我们对新建项目要非常审慎。
 
6. 定期评估IT资源利用效率
    做了这么多项目，到底效果怎么样？需要定期进行评估，以便指导IT资源的投入。效果好的领域，可以继续多投入。效果不好、成本又高的领域，就需要减少投入，甚至壮士断腕了。
 
三、结语
  IT部门承担合理的项目量，摆脱不堪重负的不利局面，有助于提高IT部门的工作效率，从而为业务部门提供更好的IT服务。IT部门和业务部门建立良性互动的机制，有利于发挥IT对业务的促进作用。
武艳军（微信公众号FinanceITer），中国信保产品经理，UED团队负责人。10年保险IT行业经验，曾参与和负责公司多项重点产品的需求分析和设计工作，并参与架构工作。