公文函

公文 函可以从不同角度分类：

      （一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

      （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

      （三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

函的结构、内容和写法

       由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

       公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

      （一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

       1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

       2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

      （二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

       1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

       2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

      （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

      （四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

      （五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

       署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

       函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

       其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 　

例文一 商洽事宜函
                                     中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

       近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

       一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

       二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

       三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

       四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

       五、加强图书资料和情报的交流。

       以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

                                                     中国科学院××研究所（盖章）

                                                           一九九五年×月×日

例文二 通知事宜函

                              国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
   
                                           国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

       为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

       一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

       二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

       三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

       四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

       上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

                                                        国务院办公厅（盖章）

                                                        一九九三年一月三日

例文三 征求意见函

                                   国务院办公厅关于征求 《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

国办函 [**] ××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：

       现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

                                                     国务院办公厅（盖章）

                                                    一九九九年×月×日

例文四 请求批准函

                                  广州××局销售公司请求批准函

                                  ××局销办函 [**] 5号

广州××局：

       我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

       可否，请批复。

                                      广州××局销售公司（盖章）

                                            一九九六年一月十日

例文五 答复事宜函

                         ××市人民政府办公厅关于临时工、合同工 能否执罚问题请示的复函

市政办函 [**] 40号

市市容环境卫生管理局：

       你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

       《中华人民共和国行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

……

       你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

       此复

                                                          ××市人民政府

                                                      一九九六年十月七日

例文六 报送材料函

                          关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

                                ××工银商字 [199×] ××号

××市××分行：

       现呈报〈 ××公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。

       附件：××公司二期改造项目评估报告。（略）

                                               ×××工商银行（盖章）

                                                一九九×年十一月五日

　
例文七 转办函

                          ××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

                                         ×人函 [**] 2号

省人民政府：

       省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

       附：〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

                                           ××省人民代表大会常务委员会（盖章）

                                                   一九九九年×月××日

附件：（略）

例文八 催办函

                                         交通部广州救捞局催办函

××造船厂：

       贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。

敬礼

                                                 交通部广州救劳局（盖章）

                                                   ××××年×月×日

　
例文九 邀请函

                                       关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长：

       最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

       一、会议报到时间（略）

       二、会议地址（略）

       三、联系人及电话（略）

       特邀请您届时出席。

                                                      ××××研究中心（盖章）

                                                           二○○年三月×日

函的写作格式

　　函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
　　公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。
　　①标题
　　一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。
　　②正文
　　一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如："务希研究承复"，敬请大力支持为盼"等。

 

函的写作范例

四川省电力工业局关于

在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函

 

广元市人民政府:
　　宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。
　　一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。
　　四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设"谁投资,谁受益",的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条"大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用"和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条"开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产"的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。
　　二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条"兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围"的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。

根据《水库大坝安全管理条例》第十七条"在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准"和《水利水电工程管理条例》第十一条"确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的同意"的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动,必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发,都是违反国务院规定的。
　　三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。

　　以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

 

 

关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰"的函

湖北省人民政府：

　　现沉于长江金口赤矾山江底的"中山舰"，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

　　"中山舰"是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加"保卫大武汉会战"时被日军炸沉。尽快打捞"中山舰"，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

　　由于"中山舰"在广州的时间长达21年，且围绕"中山舰"的几次主要历史事件都发生在广州。因此，"中山舰"是把广州建设成为中国现代革命史教育基地， 向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众， 以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞"中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。　

专此函达，请答复。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

广州市人民政府(盖章)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

X X年x月X日