【笔记】PMBOK第12章项目采购管理

【12】项目采购管理：合同管理和变更控制

采购意味着从外界获得物资和劳务。本书还包括外包和租赁。
采购作用(资源集成机制)：1降低固定成本和经常性费用；2使企业专心与核心业务；3获得技术和技能；4提升灵活性，提升责任感。
采购注意事项：1供应商的工作往往得不到自身的控制，2组织不能过分依赖于某一特定的供应商，3注意保护战略性信息/敏感信息，4注意保护技术秘密和商业秘密，5权衡购买和租赁。
实施整体变更控制：项目变更和合同变更。
(1)合同是对双方都有约束力的协议，协议是买卖双方间的法律文件。合同也可称协议、谅解、分包合同或订购单。
(2)卖方可称为承包商、分包商、供货商、服务提供商或供应商；买方可称为顾主、客户、总承包商、承包商、采购组织、服务需求者或采购方。卖方首先是投标人、然后是中标人、之后是签约供应商或供货商。
(3)三类合同
总价合同：为采购设定总价。也可为达到或超过目标而规定财务奖励条款。
[1]固定总价合同FFP(Firm Fixed Price):采购价格开始就确定，买方需准确定义拟采购的产品和服务。
[2]总价加激励费用合同FPIF(Fixed Price Incentive Fee)：绩效目标开始就确定，最终加个根据完成后的卖方绩效确定，但有价格上限。
[3]总价加经济价格调整合同FP-EPA(Fixed Price with Economic Price Adjustment)：适用履约期相当长，根据变化对合同价格进行调整。
成本补偿合同：适用工作范围无法准确定义，或存在较高风险
[4]成本加固定费用合同CPFF(Cost Plus Fixed Fee)：不考虑卖方绩效，报销一切可列成本并支付一笔固定费用。
[5]成本加激励费用合同CPIF(Cost Plus Incentive Fee)：报销一切可列成本，并根据绩效支付激励费用。80/20分摊。
[6]成本加奖励费用合同CPAF(Cost Plus Award Fee)：报销一切合法成本，买方根据主观判断来决定奖励费用。
工料合同(T&M)：Time and Material Contracts(时间与材料合同)--有限的不明确

【12.1】规划采购管理：记录采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方

【12.1.1】输入

项目管理计划：
需求文件：
活动持续时间估算：
项目进度计划：
成本管理计划：
活动成本估算：
风险登记册：
干系人登记册：
事业环境因素
组织过程资产：资源集成机制 3大类7小类合同

【12.1.2】工具和技术

专家判断：
会议：
市场调研：考察行业情况和供应商能力
自制或外购分析：考虑全部成本-直接/间接成本(维护)

【12.1.3】输出

采购管理计划：合同类型、
采购工作说明书：依据范围基准，包括规格、数量、质量、性能、参数、履约期限、工作地点等。
采购文件：征求潜在卖方的建议书。价格依据-标书、投标或报价；其他依据-建议书(信息邀请书RFI/投标邀请书IFB/建议邀请书RFP/报价邀请书RFQ/投标通知/谈判邀请书/卖方初始应答邀请书)
供方选择标准：采购文件一部分，有14个标准
自制或外购决策：
变更请求：采购决策可能导致变更；其他子计划修改可能影响采购行动。
项目文件更新：

【12.2】实施采购：获取卖方应答、选择卖方授予合同

【12.2.1】输入

采购管理计划：
采购工作说明书：
采购文件：
供方选择标准：
自制或外购决策：
卖方建议书：卖方为响应采购文件而编制的建议书，是供评审的基本信息。
项目文件
组织过程资产

【12.2.2】工具和技术

专家判断：多学科评审团队评价卖方建议书
分析技术：了解供应商以往表现、提供最终成果的能力等
建议书评价技术：据买方采购政策制定正式建议书评审流程，建议书评审委员会选择并报管理层批准。
广告：可扩充现有潜在卖方名单。
独立估算：自行编制估算或请专业估算师进行成本估算，作为标杆。
采购谈判：签署合同前，对合同结构、要求等条款澄清并达成一致。
投标人会议(承包商会议/供货商会议/投标前会议)：提交投标书或建议书前，买方和所有潜在卖方间的会议。保证所有潜在卖方理解清楚且一直，并公平对待。

【12.2.3】输出

选定的卖方：据评价结果，被认为有竞争力且已与买方商定了合同草案的卖方。
协议：包括合同终止条款和替代争议解决ADR方法
资源日历：记载签约资源的数量和可用性，及每个特定资源(群)的工作日或休息日。
变更请求：项目管理计划、子计划等
项目管理计划更新：
项目文件更新：

【12.3】控制采购：管理采购关系、监督合同执行、或实施变更和纠正

【12.3.1】输入

采购文件：
协议：
项目管理计划：
工作绩效数据：执行中收集(1)满足质量标准程度、(2)已发生或承诺的成本、(3)已付讫的卖方发票情况
工作绩效报告：卖方的技术文档和工作绩效信息
批准的变更请求：

【12.3.2】工具和技术

采购绩效审查：据合同审查卖方在规定的进度和成本内完成的项目范围和质量情况。
检查与审计：验证卖方工作或可交付成果对合同的遵守程度。
报告绩效：评估卖方提供的工作绩效数据和报告，形成工作绩效信息，并报告管理层。
索赔管理：双方就变更补偿或变更是否已经发生存在分歧，则形成有争议的变更-索赔、争议或诉求。首选谈判解决。
支付系统：先买方团队成员证明，再支付。
记录管理系统：管理合同、采购文档等。项目管理信息系统的一部分。
合同变更控制系统：规定修改合同的过程。与整体变更控制系统相整合。

【12.3.3】输出

工作绩效信息：为发现当前或潜在问题提供依据，支持后续索赔或开展新采购。包括合同履约信息。
变更请求：
项目管理计划更新
项目文件更新：
组织过程资产更新：

【12.4】结束采购：完结单次采购，行政-合同和相关文件归档、处理未决索赔。

【12.4.1】输入

项目管理计划：提供细节和指南
采购文件：收集全部采购文档，并归档和索引。

【12.4.2】工具和技术

采购审计：领导力、影响力、有效决策
采购谈判：解决未决事项、索赔和争议，先谈判、再替代争议解决(ADR)方法(调解/仲裁)、最后法院起诉。
记录管理系统：归档合同文件和往来函件

【12.4.3】输出

结束的采购：正式书面通知卖方合同已完成。
组织过程资产更新：采购文档、可交付成果验收、经验教训文档。