沟通管理论文

摘要： 
   2015年1月，本人参与了xx省图书馆RFID（无线射频识别技术）信息管理系统的项目建设，担任项目经理一职。该项目投资860万元人民币，建设工期为1年，系统通过无线射频识别技术，极大地提高图书馆的工作效率，全面提高了图书馆的服务质量和整体形象。本系统内容主要包括：图书管理子系统、图书自助借还子系统、RFID信息管理子系统等。该项目作为省内建设重点工程之一，受到省市及有关领导的高度重视。2016年1月，通过了业主方验收，赢得用户的高度评价。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目建设过程中的沟通管理，主要以下几个方面进行阐述：制定沟通管理计划、信息分发、绩效报告、项目干系人管理。成功的项目沟通管理就意味着项目成功的一半。 
正文： 
   2015年1月，本人参与了xx省图书馆RFID（无线射频识别技术）信息管理系统的项目建设，担任项目经理一职。该项目投资860万元人民币，建设工期为1年，系统通过无线射频识别技术，极大地提高了图书的流通和管理效率，提高了图书馆工作人员的工作效率，全面提高了图书馆的服务质量和整体形象。本系统内容主要包括：图书管理子系统、图书射频识别管理子系统、图书馆RFID门禁子系统、图书自助借还子系统、RFID信息管理子系统等。软件采用C\S架构C#语言开发的，工具统一采用的是vs2015、数据库用的是sql sever，工具统一采用的是sql sever2012、读写设备芯片采用的是C语言编写，工具统一使用keil 4、一卡通采用的是S50非接触式IC卡，工作频率为13.56MHZ。项目主要工作是RFID读写设备的编码和安装调试、配套管理管理软件的开发和实施等。项目启动后，本人被公司任命为该项目的项目经理，全面负责项目的建设工作。在有关领导的亲切关怀下，以及项目各组干系人的配合与支持下，我与项目组全体成员一起并肩作战，通过一年的努力，项目终于在2016年1月通过业主方的全面验收。
由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核，因此，在本项目中沟通管理尤为重要，在本项目中，我作为项目经理除了对其余的管理领域进行尽职的管理外，特别对沟通管理从以下几个方面进行了管理：制定沟通管理计划、信息分发、绩效报告、项目干系人管理。
1、制定沟通管理计划
   项目是计划出来的，作为项目经理的我深深的知道计划的重要性。制订出好的计划，是项目成功的基础。有些人认为制订沟通管理计划是浪费时间，不如把他们用来执行工作，项目将会更快、更好地完成。我认为这个想法是错误的。由于项目中涉及到的干系人比较多，我们需要首先要知道那些人是项目的干系人，他们都需要什么信息，什么时候需要？以及什么时候以什么方式把信息发送给什么人。然后根据整体管理计划和公司的组织过程资产，制定沟通管理计划。
在本项目中首先做的是识别干系人。由于本项目干系人比较多，所以我通过会议的形式与项目组的成员一起讨论本项目的干系人有哪一些，形成一个项目干系人手册，并且标明出业主方的老板、业主方技术总监、业主方的项目经理、我公司高层领导等等关键人物。通过项目组和各干系人的会议，我们制订了项目沟通管理计划。
2、信息分发
  信息分发就是向项目干系人及时的提供其所需要的信息。我按照项目沟通管理计划，通过工作会议、邮件、电话等方式为项目干系人及时提供了相关信息。对于业主方的高层领导和本公司的领导，将进度、成本、质量等情况形成周报，采用信息发布系统和邮件的方式进行发布；对于内部的项目团队成员，使用QQ群作为辅助沟通手段，每周也通过周例会的方式进行沟通。在项目前期，我对系统各参数进行分析，意识到要按工期完成项目有可能人力不足，我向公司领导提交了系统各项参数，反映了这一情况，经过我坦诚的解释，最后成功说服公司领导增派了经验丰富的人员，保证项目顺利执行。
3、绩效报告
   绩效报告主要是为了定时进行工作的汇报，与指定的进度、成本、范围等基准进行比较，找出实际与计划之间的偏差。针对不同的干系人，进行的绩效报告方式也不同。做任何事情都需要支持，作为一个项目经理我深深知道公司高层和业主方的支持是至关重要。我在项目中，每周五都会开展状态评审会，我把每周的状态评审会的报告ppt，还有项目的进度、成本、质量的报表进行优化，还有项目成本和进度的预测，通过信息发布系统的形式把的绩效报告发送给公司的高层，让我们高层领导对项目有足够的信心和把握。同时也讲项目的进度、实现RFID卡的采购等交付物还有预测信息等绩效发给业主方，也让业主方有一个心理准备以及加强对我们项目组的一个信任度。
4、项目干系人管理
   对项目干系人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持，使项目干系人了解项目的进度和有可能对项目带来的影响。利用沟通方法和问题日志做好项目干系人管理。各干系人出于自身利益的考虑，都会对项目施加压力和影响，使项目向有利于自己的方向发展，由此产生了许多矛盾和冲突。项目变更是难免的，根据以往项目经验，项目越到后期，变更的成本和时间代价越大。
   有一次，我发现2名综合布线人员在原本不需要布线的楼层放线。我查了合同和需求里根本没有，我又查了系统变更日志，没有发现任何相关记录，向2名人员问清原因，原来是业主方的楼层主管要求。我找到该主管，与他进行了有效沟通，并说明这样会影响项目进度，变更需要走变更流程。经过协商，此项需求作为补充，走变更流程。事后，我专门开会强调了，变更要走变更流程，不能擅自改动。
  经过我们团队的不懈努力，历时一年，本项目终于2016年1月，通过了业主方组织的验收，系统通过无线射频识别技术，极大地提高了图书的流通和管理效率，提高了图书馆工作人员的工作效率，全面提高了图书馆的服务质量和整体形象。得到了业主的好评和用户的高度评价。
  本项目的成功得益于我成功的沟通管理。当然，在本项目中，还有一些不足之处，比如：在项目实施过程中，由于开发小组有1名成员因为自身原因突然离职，导致项目的团队建设出现了一下小问题。不过，经过我后期的纠偏，并没有对项目产生什么影响，在后续的学习和工作中，我将不断的充电学习，和同行进行交流，提升自己的业务和管理水平，力争为我国信息化建设做出自己的努力。