Outlook 2003 的桌面提醒(Desktop Alerts)功能

MS Outlook 是比较流行的邮件客户端，它有一个新邮件通知功能，可以帮我们及时掌握邮件到达情况。Outlook 2002 和以前版本的新邮件通知功能长得是这个样子的：

说实话，我不是很喜欢这个功能。当邮件一下子来很多的时候，会不停的跳出这个消息框，点得我烦也烦死了。MS Outlook 2003 改进了这个功能，现在叫做“桌面提醒”了。默认情况下，“桌面提醒”功能处于打开状态，并在新的电子邮件到达时通知您。“桌面提醒”功能长得是这个样子的(我把它的功能展开了)：

在Outlook 2003 中，当有新邮件到达时，有几种方法可以通知用户。首先，我们点工具(Tools)菜单->选项(Options)，在“首选参数”(Preferences)选项卡上点击“电子邮件选项”(E-mail Options)按钮，再点击“高级电子邮件选项”(Advanced E-mail Options)按钮，在“When new items arrive in my Inbox”选项组里，我们有以下几种选择可供复选：

• Play a sound。播放声音。
• Briefly change the mouse cursor。暂时改变鼠标外形。
• Show an envelope icon in the notification area。在任务栏通知区域显示未打开的信封图标。
• Display a New Mail Desktop Alert (default Inbox only)。显示新邮件桌面提醒消息窗口。

注意： 当你在电脑上播放 MS PowerPoint 2003 幻灯片时，Outlook 2003 在新邮件到达时不会播放声音，改变鼠标外形或显示桌面提醒消息窗口。

根据微软的帮助文档，桌面提醒消息窗口在收到邮件、会议请求(Meeting Request)和任务请求(Task Request)时都会弹出来。因为没人给我发会议请求和任务请求，这两项我还没测试过。
对于电子邮件，消息窗口显示发件人的名字，邮件主题和邮件内容的前两行，参考上图我截屏的示例。要注意的一点是，加密或数字签名过的邮件的内容不会在消息窗口显示。对于会议请求，消息窗口显示会议发起人，主题，日期，时间和地点。对于任务请求，则显示发件人，主题和指派的任务开始的日期。

如果要禁止“桌面提醒”功能，就清除“Display a New Mail Desktop Alert”选项框，也可以在任务栏通知区域鼠标右键点击Outlook 图标，勾掉 Show New Mail Desktop Alert。

我们可以自定义“桌面提醒”功能的外观。点击“Desktop Alert Settings”按钮，我们可以设置消息窗口的透明度，设置消息窗口在桌面停留的时间，从3 秒到30 秒。我们甚至还可以设置消息窗口出现的位置。
在“Desktop Alert Settings”对话框里，点击“预览”(Preview)，出现一个消息窗口的示例，把这个示例窗口拖到你想要的地方。

有了“桌面提醒”功能，我们不需要打开“收件箱”就能对进来的邮件进行一些处理。就像我上面截图显示的那样，当“桌面提醒”消息窗口出现时，我们无需打开“收件箱”，就能对新邮件设置flag，删除或标记为已读。

注意：只有在Outlook 2003 中配置了Microsoft Exchange Server 或 POP3 帐号后，才会收到“桌面提醒”通知。IMAP4 (Internet Message Access Protocol)和 HTTP 帐号不支持“桌面提醒”功能。 IMAP 和 HTTP 协议不像 POP3 协议那样，直接把整个邮件下载到客户端。客户端访问 IMAP 和 HTTP 服务器时，只下载了消息头，用户指定打开某个邮件后才把整个邮件下载到客户端。

此外，“桌面提醒”消息窗口仅在预设的发送/接收操作期间出现，或在初次同步后有新的电子邮件到达时出现。 在帐户的初次同步期间，或手动发送/接收邮件时，不会出现“桌面提醒”消息窗口。

“桌面提醒”功能被人诟病的主要有两点：

1. 只对默认帐号的收件箱有效。
也就是说，如果使用了邮件规则，当有新的电子邮件从默认的帐户收件箱中移出时，可能不会收到“桌面提醒”通知，或者“桌面提醒”通知显示的时间比您在“桌面提醒”功能设置中配置的持续时间要短。

我们可以绕过这点，我们可以创建一个通用的邮件规则，不添加任何条件以便用于所有邮件，只执行“display a Desktop Alert”一个动作。
Tools-> Wizards and Alerts… -> New Rule…按钮->选择“Start from a blank rule”并确认“Check messages when they arrive”已选->按 Next->在 Conditions 界面确认没有选择任何条件，按 Next ->选择“display a Desktop Alert”操作->点击 Finish 完成规则创建。

2. 在“桌面提醒”功能设置对话框里，能配置的最长持续时间是30秒，而很多人希望它呆的更久点。

我们可以通过修改注册表来让消息窗口停留的时间更长。
点击Start-> Run，输入“regedit”打开注册表，找到下面的键：
HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/11.0/Common/DesktopAlerts/TimeOn

注意： 这个键有可能不存在，你可以自己手工加一下。TimeOn 是个DWORD 值，大小写要一致。另外，到“桌面提醒”功能设置对话框里改动一下持续时间也会生成这个键。

注册表里值的时间单位是毫秒。当值为 0 的时候，“桌面提醒”消息窗口依然持续显示 3 秒钟，这是程序里写死的。这也是为什么这个注册表键不一定存在。DWORD 值能输入的最大值是 4,294,967,295 ，但是我们输入后有效的值是(4,294,967,295 - 3,000)，即4294964295， 大约是50天。

关于这个功能，还有一个要注意的事项是：
如果好几封邮件同时到达你的“收件箱”，不一定每封信都会跳出一个提醒消息窗口。如果你在某个较短的时间段内一下子收到大量的邮件，Outlook 只显示一个桌面提醒消息窗口，提示你收到了好几封新邮件。这样可以避免大量消息框弹出影响你的工作，就像我一开始说Outlook 2002 和以前版本的新邮件提醒功能有时候挺让人烦的。微软有篇技术文档讲这件事：You receive only one Desktop Alert when you receive several e-mail messages in Outlook 2003
Outlook 的帮助文件里也有很多“桌面提醒”的信息，用“Desktop Alert”作为关键词进行搜索。