怎样高效率地使用 Outlook？

来源：互联网发布：信天游使用软件说明编辑：程序博客网时间：2024/05/01 08:14

怎样优雅地使用 Outlook？

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13 个回答

知乎用户时常在知乎晃荡

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谢邀。题主的“优雅”，我个人理解为高效率。在别人用着低效率的方式处理邮件时，高效在某种层度上也算是“优雅”吧。以下主要围绕软件技巧方面回答，非专业人士，如跟事实有出入，请指正。 1.使用搜索插件（推荐：Lookeen）一个优秀的搜索工具，可以节…显示全部

谢邀。题主的“优雅”，我个人理解为高效率。
在别人用着低效率的方式处理邮件时，高效在某种层度上也算是“优雅”吧。
以下主要围绕软件技巧方面回答，非专业人士，如跟事实有出入，请指正。

1.使用搜索插件（推荐：Lookeen）
一个优秀的搜索工具，可以节省你查找软件的许多时间，绝对是提高效率的最直接途径。对于有比较明确的目标的搜索，还是插件拥有优势。
例如正文的某段文件，可以很快速的甄选高亮提示。
而且部分插件（如Lookeen）可以一并索引EXCEL文档内容，这点有时候是很实用的。
注：自带的搜索相当慢，而且搜索结果往往差强人意。

2.设置收件规则
针对不同的群组，实现分类邮件。
根据实际情况，邮件不能用单一规则分类的情况，可以大方向分类之后在手工处理。
例如我个人处理邮件的时候会按照客户分类，然后根据邮件内容再分置相应事件类别中。

3.善用后续标识（小红旗）
合理的利用标识，可以很清晰的判断优先级，避免浪费不需要的精力去处理低优先级事件。
不会善加处理优先顺序的人，你会经常看到他们在...加班...加班...加班。

3.使用VBA实现自动密抄送
众所周知，outlook的文件存储在单一pst文件当中，虽然我们可以对pst文件进行备份，但是有时候意外的事情发生（电脑以及备份同时悲剧）的时候，我们才会后悔自己没有多加注意。
利用VBA在发信时，自动抄送邮件至备份邮箱，并不会对实际的信件来往有影响，所以个人认为这是有备无患的。
PS：VBA能够很大程度的配合个人需求解决问题，能够有精力的话，学习一下有益无害（VB无用论者勿喷，谢谢）。

4.利用备份邮箱接收主信箱邮件
这个是跟第3点相对应的，第3的实现发件备份，这里实现收件备份，这样即使本地pst全盘崩溃的情况，你也可以悠悠的泡杯咖啡，然后重建pst文件即可。

5.熟悉掌握outlook的90%以上的功能
要想优雅的使用outlook，你当然需要知道outlook能够干什么。熟悉掌握之后，你才能知道哪些方式更快，更好，更简洁。
例如你不知道怎么设置签名，难道你每次发信都手打。。。
例如你不知道纯文本、html、RTF，你肯定也不理解为什么有些邮件不能画表格，有些附件收件方收不到。
如果你不知道联系人组，当你经常需要向特定人群发信时，就一个个打/复制吧（本人周围事实存在例子）。

6.尽量使用新版本的outlook
如果你使用2003或者2007，你会发现每次错误关闭outlook重启之后的那段数据校对，简直就慢得令人发指。

7.尽量不要删除邮件
别以为事件处理完了，就把邮件删了，你永远不知道你的客户会不会隔个一两年之后绕回来跟你扯皮，多几个邮件不会占用你多少硬盘空间。这一项就不算软件技巧了，纯粹是经验教训总结出来的建议。

编辑于 2013-10-1612 条评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

Daniel Zhou 我

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如果你用Outlook 2013连web mail的话，web mail不要开启两步验证。（泪~）

我的Outlook 2013连接我的http://Outlook.com。前天我把我的Microsoft Account开启了两步验证，iOS上的Outlook App可以支持，但办公室的Outlook 2013就不行。一天多来我google了不少文章但是没一个靠谱的。

我只好把两步验证关了。

我不敢说以微软技术之强大，Outlook 2013一定不支持两步验证，但是相关文档不那么容易找到。微软一贯在用户体验方面漫不经心。

Update:
就在去关两步验证的时候，我在同一页面看到了支持Mail客户端的方法，就是生成一个App Password。成功连接！但我的结论不变，因为找到这个方法不容易。

编辑于 2015-09-241 条评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

小枫让数据用得上生活

15 人赞同

===Microsoft Outlook如果是作为你的工作主要通讯方式，那日历这点小模块，也别忽视，看看我下面根据我自己工作中体会到的总结的技巧，能够在会议日程安排上让自己的规划清晰可视，同时也知悉别人的动态。知彼知己，百战不殆^_^ 1. 日历篇1.1 查看同是Mic… 显示全部

===Microsoft Outlook如果是作为你的工作主要通讯方式，那日历这点小模块，也别忽视，看看我下面根据我自己工作中体会到的总结的技巧，能够在会议日程安排上让自己的规划清晰可视，同时也知悉别人的动态。知彼知己，百战不殆^_^

1. 日历篇

1.1 查看同是Microsoft Exchange Server账户（即使没有获得具体查看他人日历的权限）日历上活动时间段的忙闲安排。

具体步骤：

1.1.1在“日历”中，在“开始”选项卡上的“管理日历”组中，单击“打开日历”，然后单击“打开共享日历”。

1.1.2 在“姓名”框中键入姓名，或单击“姓名”从“通讯簿”中选择姓名。

1.1.3 共享日历将显示在视图中已有的任何日历的旁边。首次访问共享日历后，该日历将添加到导航窗格（导航窗格:一个用于组织信息的列，提供对文件夹的访问。单击某个文件夹可以显示其中包含的项目。导航窗格还包括“收藏夹”部分以及用于在“邮件”、“日历”、“任务”和其他视图之间进行切换的按钮。）中。下次您要查看该共享日历时，只需在导航窗格中单击该日历即可。

如果您要打开其他人的日历，而该日历的所有者尚未授予您查看权限，Outlook 就会提示您向此人请求权限。如果单击“是”，则会自动打开一封共享请求电子邮件。该邮件请求此人与您共享其“日历”，同时还提供与其共享您的默认“日历”的选项。

如上图就是我查看我们会议室的预定情况（如果公司的某些会议室有邮件预定的功能，这个就方便有效多了），不仅在会议位置的安排上及时发送“占座”的邮件，而且可以预先了解你想要邀请开会的同事的时间状况，高效便捷。

1.1.2 打印约会/会议

在文件-打印里设置下有多种打印的模式，通过打印预览选择自己需要的，这里详细日历式还可以显示参与约会/会议的邮件内容。

打印选项里有设置字体页面等条件，其中若想隐藏死人性质约会的信息，注意勾选“隐藏私人性质约会的详细信息”。

1.1.3 在日历中添加国家节日

步骤：文件—选项---日历---日历选项---“将假日添加到日历中”，然后选择国家。

1.1.4 添加第二时区

如果在一个国际化的工作氛围中，添加常用第二时区的时间在日历，日程安排更为直观。步骤：文件—选项---日历----时区---勾选“显示附加时区”。

1.1.5 以电子邮件形式发送日历

步骤：日历—开始—共享选项卡里电子邮件日历，接下来会出现即将要发送的邮件，输入你想发送这个日历明细的人即可。

发布于 2014-11-191 条评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

知乎用户不务正业...

11 人赞同

我觉得只有一条，签名只在新邮件中附加，回复的时候不要附加签名。显示全部

我觉得只有一条，签名只在新邮件中附加，回复的时候不要附加签名。

发布于 2014-03-1512 条评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

Gallatin 小组机构号要来了~

6 人赞同

Hi，持续更新哦： 1.秘籍帖丨Outlook 使用技巧 2.普及帖丨发送“外出”自动答复 3.普及帖丨如何恢复已删除的邮件？ 4.普及帖丨在邮件中创建和添加签名 —————— 10 月 28 日更新 —————— 5.新功能丨在 Outlook 中 @ 某人 Enjoy :) 显示全部

Hi，持续更新哦：

1.秘籍帖丨Outlook 使用技巧

2.普及帖丨发送“外出”自动答复

3.普及帖丨如何恢复已删除的邮件？

4.普及帖丨在邮件中创建和添加签名

—————— 10 月 28 日更新 ——————

5.新功能丨在 Outlook 中 @ 某人

Enjoy :)

编辑于 2016-10-285 条评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

Emily二呆红尘滚滚~

5 人赞同

1.设一些rules，不要让所有邮件都进收件箱，邮件太多，找不来 2.设一些templates，提高写邮件的速度显示全部

1.设一些rules，不要让所有邮件都进收件箱，邮件太多，找不来
2.设一些templates，提高写邮件的速度

发布于 2015-09-26添加评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

知乎用户

16 人赞同

看到这个问题，让我联想起网上的那些种种装B指南贴。于是乎仿照一番，做如下开头，权当抛砖引玉。 1. 首先，Outlook一定要装英文64位版，一个受过高等教育的小资是不屑使用中文32位版的，否则就显得很没文化。64位版本突出你的专业精神。 2. 其次，所选择的…显示全部

看到这个问题，让我联想起网上的那些种种装B指南贴。于是乎仿照一番，做如下开头，权当抛砖引玉。

1. 首先，Outlook一定要装英文64位版，一个受过高等教育的小资是不屑使用中文32位版的，否则就显得很没文化。64位版本突出你的专业精神。
2. 其次，所选择的邮箱服务提供商一定是采用了Microsoft Exchange Server邮件服务器的，否则，用Outlook有什么意思呢？
3. 再次，将你的所有邮箱账号都通过控制面板的“邮件”设置添加进去，记得一定要用配置文件的方式添加，这样方便你的迁移和删除邮箱账户。
4. 然后，在收件箱中分门别类建立文件夹，通过添加规则让收到的邮件自动存入这些文件夹中，便于浏览和查找；
5. 善于使用日历功能，将你的日程安排都事先写到日历中，这样可以到时候自动提醒你。
6. 召集大家参加一个会议，请使用“新建会议”功能，不要傻呵呵的写一个普通邮件。
7. 尽可能将所有的联系人都添加到你的通讯录的联系人中。各项信息尽可能的完整、准确，这将极大的方便你收发邮件。
8. 先写到这里吧，睡觉去了。

编辑于 2016-07-144 条评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

陈强强想做一個成功的項目經理

1 人赞同

學會OUTLOOK VBA, 才能算會用OUTLOOK，然後再考慮優雅的問題。還能有哪個客戶端能強得過OUTLOOK麼？显示全部

學會OUTLOOK VBA, 才能算會用OUTLOOK，然後再考慮優雅的問題。
還能有哪個客戶端能強得過OUTLOOK麼？

发布于 2014-01-06添加评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

范帅别做一个无聊的人

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1、良好的个人习惯，有一定的书写能力（不会写你用毛邮件） 2、适合的交流、工作环境（你朋友和同事都不用邮件，你自发自收吗） 3、合理的邮件收发规则设置（别整天进垃圾邮箱找验证码邮件，在收件箱看小广告）显示全部

1、良好的个人习惯，有一定的书写能力（不会写你用毛邮件）
2、适合的交流、工作环境（你朋友和同事都不用邮件，你自发自收吗）
3、合理的邮件收发规则设置（别整天进垃圾邮箱找验证码邮件，在收件箱看小广告）

发布于 2013-10-16添加评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

西路 less is more

2 人赞同

尝试过各种花里胡哨的功能和add-ins，现在觉得满足办公需求，以下三点最能提升效率： 1. 建立search folder 筛选出仅针对我的邮件（仅我在send to person list里面），和我直接相关的邮件（我和其他人一起在send to list里面），以及我只需围观的邮件（我在…显示全部

尝试过各种花里胡哨的功能和add-ins，现在觉得满足办公需求，以下三点最能提升效率：

1. 建立search folder 筛选出仅针对我的邮件（仅我在send to person list里面），和我直接相关的邮件（我和其他人一起在send to list里面），以及我只需围观的邮件（我在cc list里面）。

2. Archive文件的时候再分folder。Inbox接收邮件，周五下班前把一周内已经过时的邮件快捷键到archive的分类文件夹里。
以上两点比较适合一天百封邮件的人。

3. 用onenote整理ongoing project和to do list，不在outlook里做整理。至少要两个，一个private notebook私藏自己的knowledge，一个public notebook，不放关键性信息，随时可以share给别人做reference。作为manager以下level的员工，to do list 可以放在public的notebook里，随时可以share to manager。

发布于 2016-11-14添加评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

王华庭 Power BI 小白

1 人赞同

规则收发邮件、联系人组、任务管理、联系人在outlook和手机和人脉中自动同步。显示全部

规则收发邮件、联系人组、任务管理、联系人在outlook和手机和人脉中自动同步。

发布于 2014-12-02添加评论感谢收藏• 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

徐敬恒爱看世界

1 人赞同

与其说如何用好Outlook，不如说是如何管理好电子邮件。 0收件箱原则肯定是其中之一。要实现0收件箱，推荐使用扩展--SImplyFile。具体见这篇博客 SimplyFileOutlook超级插件，高效帮你整理收件箱显示全部

与其说如何用好Outlook，不如说是如何管理好电子邮件。
0收件箱原则肯定是其中之一。
要实现0收件箱，推荐使用扩展--SImplyFile。
具体见这篇博客
SimplyFileOutlook超级插件，高效帮你整理收件箱

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