FORP三大功能引擎简介

一、工作流驱动业务协同

          1、工作流的含义

          根据国际工作流管理联盟（WFMC）的定义，工作流是一类能够完全或者部分自动执行的业务过程，根据一系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行。

          企业中的各种经营管理工作和业务活动运转都是按照某种流程来处理的，比如行政管理中的办公用品申请、会议室管理、车辆管理、名片管理、固定资产管理；人事 管理中的绩效考核、素质评价、工作总结、工作周报，业务管理的限价申请、折扣申请、销售员欠款预警、物流流程管理，知识管理的知识库等，企业的信息资源管 理的电话服务、信息系统帐号管理、信息系统权限管理。再比如领导为下属安排任务、下属向领导汇报工作、人员招聘、计划和采购、出入库、财务管理、报销、借 款、请假、合同评审、员工考核、项目立项与执行、计划制订、投资决策等都是按照一定的流程来处理的，这些流程都是“工作流”的概念。企业中有超过85%的流程都可以标准化，企业可以将这些标准化的流程利用FORP的工作流管理固化下来，在企业内部来完成信息的自动传递、存储、智能分析，实现业务的自动流转，完成人与人之间、工作与工作之间、人与工作之间的连接和转换。

          科学的讲，充分的运用工作流程是企业提高管理执行力的有效手段！

          2、FORP通过工作流驱动企业的业务协同

          管理软件系统是一个人机互动系统，人通过操作机器来实现业务和工作的自动完成。在企业中，大到企业的战略目标，小到一个具体的任务、计划或项目等，每一项 业务很少是由一个人完成，都需要由多人共同完成，甚至由多个部门来完成，这种多人共同完成一项业务的过程就是协同运营的过程。

          所谓工作流驱动业务协同，简单地讲，就是指利用FORP系统，通过计算机和人来实现所有工作人员之间的工作联动，其中任何一个人的工作都可以自动地推动其他相关人员的工作。

          具体来说，当一个工作被启动，或者在执行的过程中，所有相关人员，都可以在第一时间知道这个工作的最新进展，知道自己应该在什么时间做什么事情，从而保证工作按计划和目标来完成。

          可以说，FORP通过工作流来驱动业务协同是管理软件中的一项创新，也是她自身的一大亮点。

          FORP通过工作流的作用将业务中的任务、计划、工作等“推”到具体的负责人和协作人面前，“强制”负责人来执行，并且通过提醒、督促、督办的形式来进行 过程控制，这样不仅仅做到高效的完成工作，而且还能做到让每个人都能轻松的知道自己在什么时间要做什么事情，也能让管理者知道事情由谁负责，进展如何，真 正的实现业务的动态管理。

          对于管理者，每天都会面对大量的事情需要处理，这些事情可能来自某个项目、某个各户、某个任务或某个下级或上级等。FORP提供这样的功能，能让这些所有 待处理或正处理的事项及其进展状态，通过计算机等工具自动地集中地呈现给管理者，使管理者可以方便地知道自己以及相关的人员应该在什么时间做什么事情，确 保包括自己在内的所有人都能围绕着同一个任务而展开相互协作。

          3、FORP工作流引擎的5个主要作用

          具体来说，工作流程的管理有以下5个方面的作用。

          （１）管理、控制和优化企业的流程

          FORP管理平台中的企业流程是指优化了的企业流程，一个好的企业流程一定是通畅的流程，流程中没有间隙，没有间断，没有停顿，一定是效率最优的流程。

          FORP管理平台可以管理企业的流程，通过自己的基础平台把企业现存的所有流程都定制出来，为实现流程的自动化建立基础。FORP的工作流引擎蕴涵了柔性的流程设计工具、流程的执行工具和流程监控工具。

          FORP管理平台还可以优化企业已经建立起的流程，通过流程的实际运行可以发现流程效率最低的节点，通过计算节点处理时间的长短来剔除停顿点，间隙点和间断点，让流程的运行达到最优化。

          （２）提高企业的管理效率

          减少因时间、距离等原因产生的等待时间。可以将企业内的结构化流程通过系统进行设定并自动流转。可以避免在等待中浪费时间，缩减行政成本，有效提升决策速度和效率。

          （３）规范行为，落实制度

          规范企业的业务流程和行为，解决制度与行为的“两张皮”。可以将企业的流程设计与内部的规章、政策等相结合。使各种流程的运行与企业的政策保持一致，有效解决企业中规章制度（包括ISO9000、HSE等）和具体行为相分离的问题。

          （４）协同内外，快速响应

          实现集成管理、信息共享和协同工作。通过工作流将员工、客户、物料、项目、财务、知识等集成起来，无论何时、何地，整个企业都紧密地联系在一起，协同工作。

          实现工作任务进程间协调及协作。工作流管理可以使企业对客户的需求，包括不满、抱怨、建议、需求变化的最新动向等做出最快速的反应。

          （５）监控全面，提升执行

          管理层可以全面把握各种工作的执行情况，了解和分析任务的状态，全面掌握企业的运行情况。

          管理不同类别的流程管理，管理层可以通过系统轻松地了解各种工作的执行情况、员工的工作效率、什么流程影响了企业的效率等。

          4、FORP工作流功能特点

          （１）图形化、自定义流程设置，满足企业个性化以及业务变化的需求。

          （２）工作流携带的文档附件，可以在线修改，支持修改留痕，满足多人基于同一文档的工作。

          （３）业务审批过程中所使用的表单，可以根据企业的实际情况自定义，如员工考核、项目立项审批等。

          （４）业务流转过程中产生的业务数据，可以被自动存储、统计和分析，如考勤、报销等。

          （５）业务流转过程中产生的各种知识文档，可以自动归入公司知识库。

          5、企业的流程变化，FORP如何满足？

          每个企业都是独特的、有个性的，每个企业处理同样业务的流程可能都不一样。同时，企业也是处于不断变化的环境之中，流程会随着企业的发展经常做出调整， FORP通过支持业务流程的自定义，让每个企业根据自己现实的和变化的情况，来设定自己的各种工作流程。而且FORP提供灵活定义的电子表单，用户可以方 便的使用系统提供的表单开发向导，完成企业表单的定制和上线工作，而且整个过程无须编程，不但柔性的扩展了企业应用的功能，还降低了企业的维护成本。

          6、有了工作流，管理者做什么？

          作为管理者，需要做的是：

          （１）使用：使用已经设定好的工作流，来高效地处理工作。

          （２）优化：发现低效及无效的流程和资源，持续地优化与改进工作流程。

          （３）开拓（创新）：管理变化和创造。有了工作流技术以及信息技术的其他应用，管理者就可以从简单重复的劳动中解放出来，把更多的精力集中于变化的事物和创造性事务的管理上。

         二、FORP实现目标管理提升企业管理执行力

          1、什么是目标管理？

          目标管理(MBO，Management by Objects)，是在科学管理和行为科学理论基础上形成的一套管理制度。目标管理是一种基本的管理技能，它通过划分组织目标与个人目标的方法，将许多关键的管理活动结合起来，实现全面、有效的管理。简单而言，目标管理即是按照目标进行管理。

          目标管理是世界范围内应用最广泛的一个管理理念，也是几乎所有企业都采用的一种管理方法，但是如何实现真正意义的目标管理却是目前企业公认的一个管理难题。而执行，则是完成目标的学问。通过目标管理，可以有效提升企业执行力。

          FORP将目标管理作为一个功能引擎内置到FORP的基础平台里，通过WBS和PDCA循环来管理目标体系，让目标体系从建立开始一直到最终的完成能够真 正的实现：“目标—计划—执行—控制—修正—新的目标”这样的循环管理体制。最终让企业实现人人有目标，人人有计划，人人有任务，人人可以自我控制。而这 些目标、计划、任务又都是围绕着企业整体目标来发挥作用的，当所有人的任务、计划、目标实现后企业的整体目标也就自然而然的实现了。

          FORP管理平台提供对于目标的跟踪和管理功能，同时FORP管理平台完全按照目标管理的PDCA循环思想来设计。

          2、 FORP管理目标、计划与任务

          FORP系统提供对于目标的建立、跟踪等管理功能。

          在公司层面，管理公司、部门的年度、季度和月度计划。

          在具体任务事项上，将一个事项可以逐层分解，具体的任务对应到具体个人。

           对于具体的任务，可以提醒、催办、汇报、跟踪、验收、终止等操作。

          3、FORP按照PDCA循环思想设计

          PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的第一个字母的缩写。

          一个PDCA循环一般都要经历以下4个阶段(图1所示)、8个步骤(如图.2所示)。

       

       

                          图１                                 　图２

 

          FORP管理平台按照PDCA循环的思想来设计：

          （１）在CRM系统中，每个销售人员每个阶段都有目标。对于阶段目标，有计划、执行，上级有检查，对比差异有调整。对于销售人员、销售团队，都是完整的PDCA循环。

          （２）在项目管理系统中，每个任务都有计划和目标。对于计划执行的效果，上级要检查，对比差异有调整。对于一个项目、多个项目，都是完整的PDCA循环。

          （３）在公文管理、人事管理等多个业务中，都体现了PDCA循环。

         三、FORP实现工作中的知识管理

          知识是企业的核心竞争力之一，知识管理也是目前最流行的管理理念，知识贯穿在企业管理的任何角落，通过管理软件来实现知识管理亦是目前企业普遍接受的解决办法。

          知识管理是工具，不是目的。如果为知识管理付出了过于复杂的劳动，那么这个工具就不是好工具。因此知识管理不应是少数“专家”的“专业”，而应是每个人的“普通生活”，是日常工作学习的一部分，所以我们主张在工作过程中自动完成知识管理，即“工作中的知识管理”。

          FORP可以做到，让企业员工、管理者在自己的工作过程中的每一个时点都能够很方便的实现知识管理，把自己的经验、工作内容、项目文档、合同、客服结果、 风险及问题的解决方案等作为知识管理起来，最后通过企业知识管理机制的确认就可以把工作中的知识转化成为企业的知识而进行有效的管理。

          FORP还可以实现单机的知识管理，为企业中经常离线工作的人员提供知识管理的方便，当个人知识库发生变化后只要登录FORP系统，知识管理系统就可以自动进行同步更新，无需人员手工操作，让员工个人与企业之间的知识保持永久的一致性。

          1、什么是知识管理？

          简单而言，知识管理就是将分散在不同人的大脑、抽屉、计算机和办公室的知识管理起来，实现知识的积累、共享、重用、进化与创新，从而有效建立企业长期的核心竞争力。

          2、知识管理的2个主要作用

          （１）对于企业而言，可以避免知识因为人才的流动而流失，实现知识的积累、重用和创新。

          （２）对于个体而言，可以快速提升自身的知识与能力。每一个人可以不再是基于自身个体知识来工作，而是基于团队已有的知识来工作。

          3、FORP如何帮助企业进行知识管理

          （１）促进隐性知识显性化。

          （２）实现显性知识可管理。

          （３）有效激励知识工作者：既要激励他积极工作创造知识，又要激励他分享知识。

          （４）为每个个体提供“知识助理”：你需要的知识（信息）恰好就在你的手边。

          4、工作中的知识管理

          FORP管理平台按照记录企业运作痕迹的思想设计。通过整理组织记忆、深化组织记忆、增强组织记忆，真正实现知识管理。有助于建立“学习型”组织，实现企 业核心能力的学习、进化与发展。FORP独创的以知识管理为核心的集成化协作平台，尊重“个体”的创造价值和知识积累。

          FORP知识管理体现在两个方面，即知识文档的管理和过程知识的管理。

          在FORP系统中，采用海纳百川的思想，设立统一的文档库，将工作中形成的各种知识，都统一放在知识库中进行管理。（如图3）