项目沟通管理·十二

第14章 项目沟通管理

关键词：系统集成，项目沟通管理，信息发布，项目绩效报告，如何改进项目沟通

简单来说，沟通就是信息的生成、传递、接收和理解检查的过程，沟通的基本单元式单个人与人的沟通，这是所有沟通的基础，项目管理者不仅需要熟练的掌握单个人与人的沟通，还要掌握多人之间的沟通。

信息系统项目沟通管理包括信息的生成、搜集、传播、储存、检索、处理。

1 项目沟通计划编制

沟通管理计划包括以下内容：项目干系人的沟通要求、对要发布的信息的描述、信息接收者（个人）或团体、传播信息所需的技术或方法、沟通频率、上报流程。

最常见的系统内部信息传递方式有面对面交流、回忆、书面通知或电子邮件等，会议主要包括：项目启动会议、项目的例会、项目总结会议。

项目沟通计划编制的输出即沟通管理计划它包括以下内容：对项目干系人的沟通要求、对要发布的信息的描述、信息接收者（个人或团体）、传播信息所需的技术或方法、沟通频率、上报流程。

2 项目信息发布

信息发布是指把所需要的信息及时提供给项目干系人，它包括实施沟通管理计划，以及对预料之外的信息索取要求作出反馈。

常用的沟通方式：

书面沟通与口头沟通：书面沟通方式优点是二义性少、清晰，并可以作为档案留存，缺点是缺乏太正式、且效率比口头沟通要低一些。口头沟通方式较为人性化，也容易使双方充分了解，但口头沟通没有档案留存，缺乏沟通的有效证据。

对内沟通与对外沟通：一般来讲，对内沟通讲求的的是效率和准确度，对外沟通强调的是信息的充分和准确；对内的沟通可以采用口头沟通，对外的沟通要求项目经理正式的进行。

正式沟通与非正式的沟通：正式的沟通如报告、情况介绍会等，非正式的沟通主要是在项目现场处理问题时进行的。

垂直沟通与水平沟通：垂直沟通以上下级的方式直接沟通、信息传播速度快、准确程度高；水平沟通一般为平级的同事之间进行的沟通，特点是复杂程度高，在沟通渠道多时，有时沟通的内容往往不受当事人的控制。

用于信息发布的技术和方法：信息收集和检索系统、信息发布系统（召开项目会议、书面文字通知、电子通信和会议工具、项目管理电子工具）。

3 项目绩效报告

项目绩效报告的内容：项目的质量进展、项目的进度情况、项目的投资情况、项目的主要效益情况、项目组各职能团队的绩效、项目执行中存在的问题及改进、对于项目下步的预测、其它需要说明的问题。

项目绩效报告的主要步骤：一是收集依据材料，二是项目绩效评审。

4 项目干系人管理

项目干系人是指与项目发生利益关系的个人或团体，项目干系人管理就要对项目干系人进行分析，采取有效措施对项目干系人的利益进行平衡，并制定信息沟通等级，让不同的项目干系人得到相应等级内容的项目信息，从而实现项目的控制目标。

项目干系人：建设单位、高层领导、团队成员、其他人员。

5 如何改进项目沟通

（1）阻碍有效沟通的因素包括：物理距离较远、环境因素干扰、沟通渠道不畅、组织结构复杂、技术术语难懂、沟通心态不佳。

（2）有效沟通的方式：沟通内外有别、尽量采用非正式的沟通、采用最佳方式、沟通的升级原则、扫清沟通的障碍。

（3）高效会议方案

举行会议成功的关键原则是：确保每个人到场、议程和领导。如果没有讨论的议题就取消会议。

召集和主持会议可以采取多种措施以确保会议有效：

会议的准备措施：确定会议目的、确定参加人员、通知会议议程。

会议过程把握的原则：按时开始会议、指定专人记录，按议程进行会议、会议结束时总结会议成果。

会议结果的落实原则：在会后一个工作日内形成会议纪要、会议纪要应该简洁、记录作出的决定性意见、并列出行动细目、包括谁负责、预计完工时间和预期的交付物等，同时要安排专人对会议精神进行落实，检查会议确定任务的完成情况。

参考文献

薛大龙，刘春淼.系统集成项目-管理工程师教程[M].电子工业出版社2012.7:1-382