公共交通办公自动化系统开发分析

随着城市公共交通的不断发展，信息化程度不断加深，原有的人工管理模式已不能适应现代化管理的要求，因此迫切需要建立一套具有自己特色的企业办公自动化应用系统，改进传统管理模式，为领导和工作人员提供办公决策、沟通互动以及其它各种信息服务，从而提高公司的工作效率，优化工作质量。

 

现状分析：

首先是数据整合、信息共享的问题。公交公司的分支机构庞大，各部门信息的交换，主要还是采用U盘的传输方式，给机器硬件、数据带来了极大的危险性。而且数据分散，导致汇总速度慢、决策速度慢，缺乏实时性的管理，无法实现信息共享；公司与公司之间、部门与部门之间，信息缺乏标准化，有价值资料无法被充分整合利用。

其次是在各部门间及部门内部人员沟通上，主要还是采用电话和文件等传统形式。电话传达虽然迅速及时，但信息不够量化，而且不能保留信息痕迹，工作环节出现问题，无法明确责权；虽然文件交流能够解决电话沟通的弊端，但传输速度慢，工作效率和工作质量得不到保证。

另外是对员工的管理方面，领导对其管辖范围内的事件过程如车辆采购、使用、流动，人员分配、调动、工作交接、设备维修等方面的情况掌握地不完整、不充分，给管理带来了很大的被动性和盲目性。

需要分析：

通过此平台，与现有的办公手段接连起来，不断适应公司当前及未来不断扩展的应用需求，为公司带来实实在在的经济收益，为社会、群众提供更加全面优质的服务，塑造更加良好的企业形象。

1．    通过信息化应用系统解决电话、传真、邮件等传统方式带来的电话费用昂贵、信息不明确、传输不畅、安全性不保障的难题。从而降低公司成本，提高工作效率。

2．    公司总部与分部的位置分散，公司与公司之间、部门与部门之间都缺乏实时性管理，因此需要通过系统把总部和分支机构的所有人员连接在一起，提供统一的沟通和共享平台，规范各种管理流程，明确分工，为各层次管理有效控制提供依据和保障，从而达到提升管理水平的目标。

3．    需要一套内部协同办公系统向各部门和管理层提供标准、真实、准确、及时的信息以满足内部经营管理和外部信息披露的要求，有效解决信息孤岛问题。

4．    通过协同办公系统实现公司对各种资源的统一规划、合理调度、综合利用。

5．    需要灵活、安全的信息化系统解决领导者管理被动、员工工作无痕迹问题。领导可以在任意一点掌控全局，清楚全面地监控企业运行状况，实现随时随地随需的管理。

6．    需要实用的信息化办公系统，降低办公人员的重复劳动和工作强度，整合资源，提高工作效率。

 

解决方案：

系统采用网络管理模式，在公司现有硬件的基础上，借助强大的互联网平台。实现各部门各分公司的所有员工通过个人帐号都能够在同一个网络平台上，无论在任何地方，通过网络浏览器查看公司信息（通知、任务、个人工作情况、新闻等），同时为各部门各分公司按功能所需建立相应的办公自动化软件，简化工作流程。对各部门统一集中的管理，实现信息共享，增强资源利用率，改善各部门间的协同，提高了工作效率。

系统由三大模块组成，外部系统、内部系统、后台管理系统。

新乡公交办公自动化系统

 

 

 

 

 

 

外部系统主要以网站为主，面向对象是社会，为广大市民提供各种信息服务（为今后IC卡信息查询提供平台依据），大力宣传各分公司业务范围（包车信息发布，广告、驾校、旅游公司信息发布等），提升企业形象。

内部系统平台采用当前主流的Web运行方式(B/S结构)，主要服务对象是公司员工。为每一个员工提供个人帐号，并按照工作范围设置访问权限。

功能界面

权限主要分为两大功能界面：机关功能界面和各分公司功能界面。

 

机关功能界面分析如下：（面向对象机关工作人员以及分公司管理人员）

一、    内部通讯模块

（1）手机短信：借助移动网络平台为系统建立短信群发功能，当重要工作到达或紧急事件发生时以短信形式将通知发送到员工手机中，确保重要事件的及时通知。

（2）在线短信：可以即时感知对方（内部人员）是否在线，当对方在线时，可使用此功能进行实时交流和留言。（解决内部电话通信问题）

（3）电子邮件：利用系统平台为工作人员建立电子邮箱地址，使用电子邮件可与内部人员进行通信、文件传递，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。（解决内部文件传送问题）

二、协同办公模块（解决文件内部传递浏览，实现无纸化办公）

（1）工作计划：制定、维护、流转、落实、考核日常工作。

（2）请示报告：电子流转请示报告文件。

（3）工作单：维护使用各种日常使用的工作单据。

（4）报表速递：快速传输各种报表，并且具有严密的权限控制。

三、公共信息模块

（1）公告板：发布公司的各种公共信息如公告、通知或启事等，可发布各种每个部门也可以建立自己的公告板。

（2）通讯录：公司内部办工及个人电话号码等通讯方式的查询。

（3）共享资源：共享软件、文件、光盘等资源信息，达到资源利用率更大化。

（4）电子论坛：提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

四、学习园地

（1）规章制度：规章制度的电子化，实现强大的权限管理，进行发放和回收等，同时禁止复制、打印等功能，具有严格的保密措施。

（2）工作流程：企业工作流程的电子化，实现网上建立、审核、发布、回收企业工作流程的概念，使我们及时、方便的了解查阅工作流程，该模块实现了强大的权限管理，保证工作流程的发放范围，它是建设团队文化、规范办公操作的一个重要内容。

（3）部门文件：该模块根据ISO9000体系中的文件管理标准而设计，使得我们可以方便的将部门的各种受控文件、外来文件、记录控制等以清单的形式展现出来，使我们的文件管理更加规范、科学、安全。

（4）内部报刊：实现内部报纸的电子化，方便机关和各分公司工作人员阅览。

以及根据各部门需要建立相应的功能模块，例如电子工程处（公司电子设备使用情况、各种车载电子设备资料、使用情况等信息），   人事处（包括人员信息资料、岗位设置、档案管理、工资管理、人员调动及转正、离职等，自动记录员工从进入公司到离职的所有过程等信息）。

 

分公司功能界面（面向的对象主要是分公司工作人员和驾驶员）应按照分析不同进行设置，重点突出驾驶人员的信息查询（当天的工作信息，与GPS服务器提供的数据进行接合）。

 

后台管理系统平台主要对办公自动化系统、数据进行日常维护、备份，整合数据资源（现有的GPS服务器与办公自动化服务器数据共享）。 

 

 

 

 

最终目标：

1．    为分散的员工提供了统一的工作交流平台，降低了沟通的费用，使沟通更加便捷、清晰、安全；沟通信息的痕迹保留加强了领导对员工工作状况的掌握和管理。

2．    解决了信息无法整合、共享的难题，为各级管理层的决策提供了全面有效的依据。

3．    通过办公自动信息化管理，使现有的办公流程简，大大降低了管理成本，减少了人力资源的浪费。

4．    把总部和各分支机构连接成一体进行统一集中的管理，以系统手段规范全体员工的工作，加强了管理。同时促进了上下级之间、部门与部门之间、员工与员工之间的相互协作，提高公司整体的效率。