分享Ctrlbox项目管理软件的项目任务和计划的使用心得

前两天写了篇总结《分享Ctrlbox项目管理软件的使用心得》，有做项目管理的朋友说看的意犹未尽，就是说的太泛泛了，如果讲的细一点，也许能帮助其他人。

好吧，为了打破自嗨模式，我决定按照各个模块，结合自己以往做项目的经验，来谈下自己的感受。

今天先说说项目管理中比较重要的，项目任务和计划。

项目任务和计划，是项目经理工作中很重要的部分，也是项目是否成功，是否有利润的关键，这毋庸赘述。

我们公司之前是一直用WBS来处理这部分工作，常遇到的问题大概有三类：

1.上一篇提到的，项目过程中各项任务需要调整。

有时因项目需求变更带来的，增加和减少项目任务；或者是项目资源变动做的人员调整；再或者是任务延期，需要重新调整时间。

2.审核反馈流程特别长，耽误时间。

项目组成员根据计划开发好后，需要审核人员审核，若不通过需要打回开发组，重新修改测试。公司内部审核就有项目组长、需求分析师、设计师、项目经理。内部审核通过后，客户验收也可能被打回。一来二去的很耗费精力。

无论哪一种，都需要重新调整WBS，审核没问题后分发给各项目组成员。这样说似乎很简单，做过中型以上项目的项目经理都知道，这是多么大的工作量。任务的关系决定，调整一处，其他处也需要跟着调整。稍一不留神，就会出错，影响项目的进度和资源。

遇到公司资源紧张的情况下，各项目经理之间争资源，等不来资源项目就可能延期。我们公司很会利用资源，资源富足的情况没有几次，项目经理压力很大呀。

3.跨区域协作，沟通是难题。

我们公司分公司在外地，当面沟通的成本太高，电话会议视频会议，有时候也描述不太清楚状况。遇到不善表达的组员，两边都干着急。

好了，以上前提。Ctrlbox项目管理这个软件，这三方面都有涉及。

简单讲一下它的实现方式：

1.创建一个项目集，填写基本的项目信息、用户权限、项目数量等。然后定义项目模型，我所做的是互联网项目，只要选基础模板就可以了，不需要仓储等模块。

2.设置任务

01 任务基本信息。根据信息，可以快速找到任务。

02 任务设置需要考虑两个问题：任务结构和任务关系。

任务结构：并列任务还是前置任务。

任务关系：每个任务中，可分子任务，子任务里再分解成很小的活动。

举个栗子：界面设计

A.子任务有这些：设计需求沟通、风格方案设计、全稿设计、设计文档制作。

B.设计需求沟通任务分解：1.需求调研；2.与客户开会，讨论项目需求调研成果；3.设计需求确认。
以这样的逻辑，把任务的活动、计划时间、负责人/审核人/协助者，设置好。

设置好后，项目组所有成员在自己的个人界面里，可以看到这一任务，任务完成后，进行更新，上传成果物。不用再一个一个抄送 ，电话会议沟通进度。节省了很多时间，大大提高了效率。

3.计划和里程碑

上面设置好任务相关信息后，计划甘特图里，可以清晰的看到任务的名称、时间、负责人、及项目里程碑。

这里可以直接检测到项目进度，哪个地方有风险，立马作出调整，启用风险预案。

另一方面，每周的汇报和下周计划，不用再发给客户了，给客户一个只能观看的权限账号就可以了。

我之前遇到过一个客户，很没有安全感，让我每天的进度和成果都汇报给他。当时都要疯了，而现在就一个权限的事情，想怎么看就怎么看，客户也放心。

4.工作流/质量管理

上面设置任务的时候，把负责人/审核人/协助者都设置好了，当一个任务完成时，负责人更新完，在审核人的界面里有提示，审核人直接进入任务审核。在任务出现问题时，项目经理也可以第一时间看到，及时处理问题。

这种方式特别有利于项目质量管理，因为有明确的责任人和审核人，责任清晰，而且随时可以反馈。若给客户开了权限，可以也可以直接反馈进来，减少了来回沟通的情况。

5.项目绩效考核

每次项目结束后，绩效考核都让人头疼，特别是周期半年以上的项目。做到最后，都忘记前面的人员做的怎么样了，特殊情况，还牵涉到成员离职问题。

Ctrlbox项目管理软件，可以直接数据对接人力资源系统，不用我绞尽脑汁的去回忆，项目组成员也觉得比较公平。

6.其他

风险管理/干系人管理

风险管理是项目管理的重点，在Ctrlbox项目管理系统里，可以把风险管理设置成一个任务，随时监控和记录。干系人关系，同理。

跨区域/多项目组协作

线上操作，所以因异地协作存在的沟通不畅问题，就减少很多。因数据是共通的，这里调整，相应地方可同步更新，多个项目组也能很好的协作。

这样一来，我每天着急忙慌的监督调整工作，就变得很惬意了。只要关注我的个人界面，有问题时处理问题，没问题的时候只要知晓项目进度就可以了。减少了很多口头沟通的麻烦。

用起来很爽，前期输入信息确实很花时间，也有不习惯的原因。还好支持Excel数据和文档导入功能。

其他方面，还在使用摸索中，待续... ...

作者：倾叶轩
链接：《分享：使用Ctrlbox项目管理软件经验（二）——项目任务和计划》
來源：简书
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