读书笔记-整理的艺术

前言：整理是一种工作流程设计

图解小山龙介式“无障碍办公”绝招

Chapter 1 资料整理术 集中数据、分散浏览场所

整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃

整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料

收到的电子文件不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石二鸟，非常便利。以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用，因此不太愿意提供电子文件，现在只要用PDF格式发送就没有后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去，再给文件加个密码就万无一失了。

（1）可以按时间顺序对邮件进行严格管理

（2）可以用发件人进行搜索

（3）参考邮件内容可以回忆起当时的状况（诸如“已修改”“已添加”能让我们回忆起当时的语境状态）

（4）首推使用Gmail

整理术03文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名

整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件

整理术05 扫描书籍，制作电子书架

    用裁纸机切掉书脊，将书本分成一页一页的，再像扫描资料一样扫描就可以了。

整理术06 用SugarSync实现“无障碍办公”

整理术07 随身携带纸质资料，实现终极“无障碍办公”

整理术08 充实参考资料，随时实现工作效率最大化

如果你去商学院学习商业知识，你就会发现这类参考资料非常多。有加入了战略性框架的PowerPoint，还有设定了资金计算公式的Excel表。学校就是参考资料的宝库。通过看书或去商学院学习，我们可以获取各种各样方便实用的参考资料。有了这些资料，就能大大缩短工作时间。

参考资料是前人智慧与经营的结晶，整理参考资料其实就是盘点前人的智慧与经验。

（1）研讨会、演讲会资料

（2）市场营销、经营企划资料——这里不仅有4P、3C这类基本框架，还有企划书的开篇资料等，各种方便实用的资料都汇集在此。此外还有我自己制作的资料和扫描的一些杂志插图。

（3）公司标志、产品照片、个人简介

（4）安装文件

整理术09 只要是文件就全部放入Magic Briefcase

整理术10 在目的地或便利店打印必要的资料

整理术11 不关电脑电源，设为待机状态

整理术12 用Google Documents、Picasa与他人共享文件

整理术13 用Eye-Fi自动上传图片

整理术14 重要的网页可以截图

整理术15 分类使用SD卡，传递数据更高效

整理术16 纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列

    将某个项目的全部相关资料都统一放进一个透明文件夹中，在文件夹右上角注明日期和项目名称，然后将最近使用过的文件夹都排在前面就可以了。之后需要大家养成将这段时间常用的文件夹放到前面的习惯，以方便取出。如此一来，长期未用的资料自然就被挤到了最后面，野口教授给这种方法取名为“排挤式文件管理法”。

整理术17用100日元的笔记本整理信息

    因为100日元的笔记本便宜，所以不用思考“这样的信息不值得往上面粘吧”之类的问题，不加思索就能把信息记录、黏贴下来，然后按照日期就能找到资料。还有一种诀窍就是在记完笔记后将那一页的页脚剪掉，这样就能保证需要时立刻翻到最新一页了。这也是为了防止忙乱中记录，随便翻开一页，使得日期顺序变得错乱。

整理术18 集中数据、分散浏览场所

Chapter 2 环境整理术 统一环境、简化环境

整理术19 将小物品装入透明文件袋

    分袋装是为了该取出东西的时候尽快取出，显得干练。透明更易于一眼看到里面的是什么东西。

整理术20 准备好出差用品，自如应付紧急出差

整理术21 充电全靠USB解决

整理术22 实现一物多用

整理术23 为笔记本电脑准备三个电源适配器

整理术24 家里和办公室使用同样的键盘和鼠标

整理术25 用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化

整理术26 用Xmarks瞬间复制电脑运行环境

整理术27 将办公桌的右半边变成激发创造力的空间

    人的视线向左表示回忆，向右表示想象。可以把电话放在左边，方便回忆电话内容。把企划资料和书籍放在右边，方便激发灵感。

整理术28 通过固定纸巾盒与笔筒的位置来保持桌面井然有序

    用胶布把纸巾盒和笔筒黏住

整理术29 分隔抽屉，充分利用空间

    大抽屉可以用文件整理盒分隔，宽抽屉可以用磁铁间壁金属板分隔。

整理术30 将输入法语言栏放在电脑桌面顶端的中部

整理术31 一机双屏，扩展工作领域

整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家

整理术33 统一、简化工作环境

Chapter 3 信息整理术 管理时间轴与空间轴

整理术34 扔掉书本，提高信息吸收能力

    扔书会给自己增加压力，尽快阅读书本，并尽可能吸收书本中最有价值的信息。

整理术35 写书评博客，制作数据库

整理术36 加原创注释，将书籍变成信息数据库

    利用的Adobe Acrobat添加注释的功能。一边阅读，一边先用荧光笔在自己想做注释的地方做上标记。看完所有文字之后，选择显示“注释一览”，就能显示所有用荧光笔标记过的地方。接下来就可以再这些地方添加注释，记录自己的所思所想了。

整理术37 制作杂志文章数据库

小山订阅的杂志：

《大前研一通信》《哈佛商业评论》《FACTA》《选择》《Foresight》

     《福布斯》《Voice》《AXIS》《Cyzo》

整理术38 看报纸只记数字和关键词

整理术39 用Technorati和“Hatena书签”搜集连上司都不知道的信息

    维基有对这两个东西的解释。

整理术40 用RSS阅读器自动收集信息

整理术41 缩印插图，制作专属于自己的词典

整理术42 将图书目录贴到笔记本上，制作图书数据库

整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记

整理术44 在Twitter上写生活日志

整理术45 增加GPS定位功能，收集整理信息

整理术46 充分使用标签来整理信息

    标签比用文件夹分类的好处在于同一个文件可能有多种不同的属性，既是这个也是那个。

整理术47 用1.5倍的放映速度看电视

整理术48 用会议记录Extreme Meetings，提高会议效率

整理术49 群发邮件，使项目信息冗余化

整理术50 按金字塔原理写邮件

    先写结论，后写论据

整理术51 管理时间轴与空间轴

Chapter 4 生活整理术 将生活常规化，再制造一些惊喜

整理术52 灵活网购，简化生活

整理术53 购买同种商品，免去挑选烦恼

整理术54 一次大量囤积，将担忧扼杀在摇篮里

整理术55 利用便利店代收快递服务，毫无顾虑地购物

整理术56 在公司收取书籍快递，提高自己的声誉

整理术57 拒绝第二次聚会的技巧

整理术58 按穿着顺序整理衣服，消除早晨的烦恼

整理术59 建立饮食模式，进行营养管理

整理术60 打扫卫生，重振精神，提高专注力

整理术61 创造家和公司以外的第三场所

整理术62 将生活常规化，再制造一些惊喜

Chapter 5 思维整理术 分割信息与整合信息

整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑，在无意识中进行整理

整理术64 睡前输入，睡时工作

整理术65 输出信息时，尽量集中精力做一件事

整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法

整理术67 统筹管理ToDo列表和邮件

整理术68 在散步中整理思维

整理术69 用香精、干花等治愈系物品转换思维模式

整理术70 换一支笔，换一种思维

整理术71 用图解整理思维的技巧

整理术72 用空格强行拓宽思路

整理术73 用思维导图将信息网络化

    Mind Manager

整理术74 用近义词拓宽思路

整理术75 给组群命名，提高一个层面来整理信息

整理术76 分割信息与整合信息

Chapter 6 人脉整理术 链接人脉与链接的快捷方式

整理术77 扔掉沉睡一年的名片

整理术78 交换得来的名片要立刻写上交换日期

整理术79 收到的名片要立刻扫描，以方便阅览

整理术80 将名片读取软件当名片检索系统用

整理术81 给见过面的人发送个性化的电子期刊

整理术82 在突然想起时邮寄手写信件

整理术83 为结识知名人士举办演讲会

整理术84 用Spysee掌握他人的人脉

整理术85 制作富有个性的个人名片

整理术86 宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情

整理术87 给活动定主题，借此制造新闻

整理术88 当中间人，向别人介绍朋友

整理术89 链接人脉与链接的快捷方式

整理术89+1 用POKEN交换电子名片

 

提到的硬件设备：Eye-fi、富士通ScanSnap S1500、ELECOM-TK-UP04FP、LOGICOOL-TrackMan Wheel

 

提到的软件：Adobe Digital Edition 、Sugar Sync、Google Documents、Picasa、Better Greader（RSS订阅工具）、Xmarks、Mind Manager

 

小山龙介的中心思想是：不断发掘好用的辅助工具来解放自己的大脑；利用常规化、工具辅助的方式把生活上繁琐的信息不去干扰工作；不断思考重新设计工作流程；利用丢弃这种方式压迫自己去整理；学会吸收别人的长处也要积极地共享自己的心得。