【日企文书】公司外部文书格式•印章种类

【日企文书】公司外部文书格式·印章种类

社外文書の標準書式（横書き）

「社外文書の標準書式」図

 

                                                 

社外文書で最も重要になってくるのは、いうまでもなくビジネスの手紙である。手紙といえば、かつては縦書きが主流(しゅりゅう)であったが、現在では慶弔[けいちょう]（婚丧嫁娶）等儀礼的な手紙を除いてほとんどが横書き形式である。したがって、ここでは横書きの標準書式を示すが、縦書きとの相違点を要約すると次の通りである。

公司外部文书最重要的当然是商务信函。说到书信，过去以竖写为主，现在除喜丧信函外，几乎都是横斜式。因此，我们这里展示横写式的标准格式，并将与竖写式的区别归纳如下。

縦書きでは日付・発信人名(にんめい)・受信者名が、結語のあとにくるが、横書きでは英文手紙の形式にならって、手紙の冒（ぼう）頭部に来る。
（书写：日期  收信人  寄信人）
竖写式的日期、写信人、收信人名都写在结束语后面，而横写式则模仿英语书信格式，写在信件的顶部。

また、縦書きでは原則として数字は漢数字を用いるが、横書きでは算用数字を用いる。

此外，竖写式中数字原则上使用汉字，而横写式则使用阿拉伯数字。

縦書きでは綴じ代[とじしろ] （为装订余出的纸边）を右端[うたん]約3センチにとるが、横書きでは左端約3センチにとる。

竖写式的间隙为离信纸右端3cm处起，横写式则从左端3cm处起。

封筒の書き方

信封的写法

封筒の書き方は、私信(ししん)の封筒と特に違う点はない。ただしビジネス文書の封筒で注意したいこともいくつかあるので、要点を挙げておく。

信封的写法和私人信件没有太大不同。不过商务文书的信封也有需要注意的地方，现列举要点如下。

できれば自社特製の封筒を用い、なければ白無地（むじ素色）の物を用いる。 文書そのものは横書きが主流になってきたが、封筒はなるべく縦に使った方がよい。 宛(あ)て名(な)に連名は原則的に失礼にあたる。（一个信封一般不写两个收信人）もし連名にするときは、上位の者を先に書き、「殿（どの）・様」を兼用しない。 脇付（わきづけ）には内容物(ないようぶつ)を「請求書在中」などと書いておくと親切。

脇付（わきづけ）：手紙の宛名の左下に書き添えて敬意を表す語

有条件的最好用本公司特制的信封，没有的话就用白色信封。尽管现在公函以横写式为主流，不过信封还是用竖写比较好。原则上，收信人姓名使用联名是失礼的行为。如果非得使用联名的，要把地位高的人写在前面，不要兼用“殿、样”等敬称。如能在背面写上“内附请求书”字样会让人倍感亲切。

印章の種類

ビジネス文書では、正式な文書であることを示し、責任の所在を明確にするため押印する場合が多い。

印章的种类

在商务文书中，为显示正式文书的效力，为明确责任而盖章的情况很多。

［発信者名に押印する場合］

[发信人盖章的情况]

代表印(だいひょうじるし)：代表印とは、組織団体・法人(ほうじん)等の代表権を有する人の印章(いんしょう)で、所管の登記所(とうきしょ)に届け出られている印影(いんえい)をいう。個人印(こじんじるし)でいえば「実印(じついん)」に相当するもので、押印する権利を定められた役職が保管する。

代表章 ：代表章是指具有组织团体、法人等代表权的人的印章，向登记所申请登记管理的印迹。相当于个人的“正式印章”，由具有盖章权力的职位人员保管。

社（団体）印：社（団体）名で発信される手紙に押印されるもの。個人印でいえば「認印(みとめいん)」に相当するもの。

公章（团体章） ：是指以公司（团体）名义发送的信件上的印章。相当于个人的“便章”。

職印(しょくいん)：部長・課長など職制の責任で押印する印で、通常社印と併用(へいよう)される。 そのほか事業部・支社・支店・部・個人のレベルで押印されるものがある。

职务章 ：是指部长、课长等编制负责时盖的印章，通常和公章一并使用。此外还有事业部、分公司、分店、部、个人层面加盖的印章。

［その他の押印］

[其他印章]

割印(わりいん)：受領書・契約書など2枚以上に切り離される文書に押印するもの。
消印(けしいん)：手形・契約書・委任状(いにんじょう)などの印紙に印紙再使用を防(ふせ)ぐ目的で当事者全員が押印するもの。
契印(けいいん)：「契(ちぎり)」の印影で社外文書の控えに押す場合と、連続した文書のページに跨(またが)って押印するものがある。
訂正印(ていせいじるし)：契約書など公的文書の文書中の誤字脱字 [ごじ] [だつじ]の訂正・追加・削除の際に訂正箇所に押印するもの。

骑缝章 ：提单、合同等有两页以上页面的文书分开的不同页面盖章。
注销章 ：为防止再使用票据、合同、委任书等文件，所有当事人都盖的章。
契  印 ：用“契”的印迹加盖在公司外部文书的备份上、及盖在公文连续页面上的骑缝章。
修正章 ：在合同等正式文件中对错别字、脱漏字进行修改、添加、删除时在修正处加盖的印章。