IT项目管理

 

序言

      前段时间MM和我分手，让我思考了很多很久，偶有所悟，觉得谈恋爱其实和IT项目管理有很多相似之处，当然也有很多不同之处。本人从事IT这行有六年多了，也管理过一些项目，谈恋爱倒是第一次，这篇文章就是总结出的一些经验和教训，现在写出来共享，希望其中的失败之处各位有则改之，无则加勉，如果对大家的生活和工作有所帮助，目的也就算达到了。
      这个分析可能太功利，太赤裸裸，不要b4我，我只是从理性及理论的高度来看待问题，这样才能提高^_^

概述

项目定义

      什么是一个项目呢？使用可以调动的资源达到一个特定目的，有一个主要发起人，实现过程中有不确定性，而且是一次性的。

三要素

范围

      指项目的最终任务，需要满足的需求，发起人要通过项目获得什么样的产品或服务。

 

     

时间

 指完成项目所需时间，进度的安排。

成本

 指完成项目的花费。

 

项目管理定义

     在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，是项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。
     需要管理的方面包括：范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险、采购。

环境和过程管理

组织结构

      先说说IT项目的组织结构，主要分为这几种：职能型、项目型、矩阵型（弱矩阵型、均衡矩阵型、强矩阵型）。

   

 

职能工作

1. 确定项目的范围
2. 识别项目干系人
3. 制定详细的任务清单
4. 估计时间要求
5. 制定初步的项目管理流程
6. 确定所需的资源和预算
需要的人际关系网络、请客吃饭送礼耗费的资金
7. 评估项目要求
8. 制定应急计划
紧急事件的发生可能使项目朝好的方向也可能朝坏的方向发展，一定要对特殊情况的出现有充足的认识。
9. 明确相互关系
对于最大干系人来说最好是相互平等。
10. 确定并跟踪项目的关键里程碑
11. 参与项目阶段的评估
12. 保障所需的资源
13. 管理变更控制过程
14. 汇报项目状态

      一个高效的项目经理应该具有这些特征：有魅力、有洞察力、有决断力、善于沟通。
    

 

整体管理

项目计划制定

       项目计划是一份经过批准的正式文件或文件集，用来管理和控制项目执行，随着有关项目信息的获得而不断改变。
 通常包含如下内容：
• 项目章程
• 项目管理方法和策略描述
• 范围说明
• 执行控制工作分解结构的人
• 费用估算、计划开始时间和职责
• 进度和成本执行情况测量基准计划
• 主要里程碑和每个目标的实现日期
• 关键的或所需人员
• 主要风险，包括约束条件和假定，以及各自计划的应对措施。
• 辅助管理计划
• 未解决事宜和未定的决策
• 组织结构图

 

项目计划执行

项目的预算在执行过程中被花掉。在这个过程中，项目经理必须协调和指导项目中存在各种技术和组织问题。这是项目的应用领域最有影响的项目程序。因为项目产品是在这个过程中产生的。

 

整体变更控制

1. 影响促使变更形成的因素以确保变更对项目来说是有利的，必须在范围、时间、成本之间权衡。
2. 确定变更的发生，项目经理必须知道项目关键方面的各个阶段的状态。
3. 对实际的变更发生加以管理。

 

范围管理

定义

 项目范围管理包括了用以保证项目且只包括所有需要完成的工作，以顺利完成项目所需要的所有过程.它主要涉及定义及控制项目应该包括或不包括的内容。
 产品范围—产品或服务所包含的特征或功能。
 项目范围—为交付具有规定特征和功能的产品或服务所必须完成的工作。

 

 

重要性

     正确的范围界定是项目成功的关键。

   

时间管理

重要性

 从达到项目范围、时间和成本预测方面来看，许多IT项目是失败的。
 按时交付项目是管理者的最大的挑战之一。
 失败IT项目平均超出时间大约是原始估计的222%。
 进度问题是项目生命周期内造成项目冲突的主要原因。

 

   

主要过程

 

1. 活动定义，涉及确定项目团队成员和项目干系人位完成项目而必须完成的具体活动。
2. 活动排序，涉及确定项目活动之间的关系，并形成相应的文档。
3. 活动历时评估，涉及估计完成具体活动所需要的工作时段数。
4. 制定进度计划，涉及分析活动顺序、活动历时估算和资源要求，来制定项目进度计划。
5. 进度计划控制，涉及控制和管理项目进度计划的变更。

 

直观的图表在这里很重要。

缩短项目进度的技术

 赶工是一种平衡成本与进度的技术，以达到最低的增加成本进行最大限度的进度压缩。
    缺点：常常增加项目的总成本。

 

    

 快速跟进涉及并进行哪些顺序进行或者有轻微重叠的活动。
    缺点：由于太早开始某些任务常常增加项目风险并导致返工，从而可能导致项目进度的拖延。

 
成本管理

定义

    项目成本管理关心的是完成项目活动所需资源的成本。

 

过程

 资源计划过程：决定完成项目各项活动需要哪些资源(人、设备、材料)以及每种资源的需要量。
 成本估计过程：估计完成项目各活动所需每种资源成本的近似值。
 成本预算过程：把估计总成本分配到各具体工作。
 成本控制过程：控制项目预算的改变。

 

     

质量管理

定义

    质量是反映实体满足明确和隐含需要的能力的特性总和。
 与要求的一致性（Conformance to requirements），项目的过程和产品满足书面规范的要求
 适用性（Fitness for use），产品能像它被 计划的那样使用。

 

    项目质量管理包含一些程序，它要求保证该项目能够兑现它的关于满足各种需求的承诺。它包括"在质量体系中，与决定质量工作的策略、目标和责任的全部管理功能有关的各种活动，并通过诸如质量计划、质量保证和质量提高等手段来完成这些活动"。

 

重要性

 项目质量管理的主要目的是确保项目满足它所应满足的需求。
 糟糕的质量将影响项目的进度、成本、客户关系，导致项目失败。
 必须把质量看做与项目范围、时间和成本同等重要。

如果公司有ISO质量控制体系，大概都知道这句：以质量为基础，以诚信为保证，以创新为动力，促进社会信息化发展。

   

主要过程

1. 质量计划编制包括确认与项目有关的质量标准以及实现方式。
2. 质量保证包括对整体项目绩效进行预先的评估以确定项目能够满足相关的质量标准。
3. 质量控制包括控制特定的项目结果，确保他们遵循了相关的质量标准，并识别提高整体质量的途径。

 

   

 

提高IT项目质量

 领导:质量问题的主要原因是缺乏领导，大部分问题出现在管理上，而非技术上。
 质量成本: 一致成本（交付满足要求的和适用性的产品所导致的质量成本，例如制定质量计划、检验成本等）加上不一致成本（对故障和没有满足质量期望负责，例如软件缺陷造成停机成本）
 组织影响、工作环境因素和质量:提供专注的工作空间和安静的工作环境是提高生产率和质量的关键因素。
 成熟度模型: 用于帮助组织改进项目质量的过程和系统的框架模型。软件质量功能实施（SQFD）模型、能力成熟度模型（CMM）、项目管理成熟度模型。

 

     

 

人力资源管理

定义

    项目人力资源管理就是有效的发挥每个参与项目人员作用的过程。

 

主要过程

 

 组织计划编制，包括对项目角色、职责以及报告
 人员获取，包括获取项目所需的工作人员
 团队建设，包括为提高项目绩效而建立的每个人和项目组的技能

 

重要性

 

 “人是我们最重要的财产”
 人的因素决定一个企业或者项目的成败
 有效的管理人力资源是项目经理所面临的最为艰巨的挑战
 项目人力资源管理是项目管理中至关重要的组成部分

 

    

关键

 
   马斯洛的需求层次

 

     

沟通管理

定义

    项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、发布、存储和最终处理项目信息所需的过程。它是人、思路和信息之间的关键纽带，是成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。

重要性
 项目的成功威胁最大的是沟通的失败
 我们教育体制注重培养学生的技术技能，而不重视培养他们的沟通与社交技能
 软技能正是信息技术专业人员最需要的
 当你在运作一个IT项目时，不可能完全把技术技能与这些软技能分开

 

    

目标和过程

 沟通计划编制，确定项目干系人的信息和沟通需要
 信息发送，及时向各项目干系人提供所需信息
 绩效报告，包括收集并发布有关项目绩效的信息，包括状态报告、进度报告和预测
 管理收尾，包括生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化

 

    

沟通复杂性的确定

    

    应对不同项目干系人的信息需求进行分析，为了满足这些需求开发出一套针对他们信息需求和信息来源的方法和逻辑观点。分析应考虑使用合适的能提供所需要信息的项目方法和技术。应小心避免在不必要的信息和不适当的技术上浪费资源。

 

改善

1、利用沟通技能解决冲突
 冲突发生在项目优先次序、人员安排、技术问题、管理程序等等
 处理冲突的模式：面对、妥协、圆滑、强制、撤退
2、发展更好的沟通技能
 沟通技能和技术技能都能提高
 沟通技能是提升职位的关键
 领导阶层要帮助改善沟通
3、召开有效的会议
 终止不必要的会议
 明确会议的目的和期望的结果
 确定参加会议的人员
 在会议之前向参加者提高议程
 事先准备分发的印刷品、多媒体辅助设备
 时会议专业化
 建立关系
4、使用项目沟通模板
 项目经理为了一般的沟通事项准备一些范例和模板
5、建立沟通基础结构
 沟通基础结构是一套工具、技术和原则，为人们进行有效的信息传递提供一个基础

 

   

风险管理

定义

项目风险管理包括对项目风险进行识别、分析和应对过程。它包括把正面事件影响扩大到最大和把负面事件影响减到最小。

 

重要性

    项目风险管理是指为了最好的达到项目的目标，识别、分配、对应项目生命周期内的科学和艺术。
 风险管理常常能在通往项目最终成功的道路上，取得重大的进步
 风险管理对选择项目、确定项目范围和制定现实的进度计划和成本估算有积极的影响
 有助于项目干系人了解项目的本质，使团队成员参与确定优势与劣势

 

  

过程

 风险识别--确认哪些风险有可能会影响项目进展，并记录每个风险所具有的特点。
 风险量化--评估风险和风险之间的相互作用，以便评定项目可能的产出结果的范围。
 风险对策研究--确定对机会进行选择的步骤及对危险作出应对的步骤。
 风险对策实施控制--对项目进程中风险所产生的变化作出反应。

 

 

应对

 风险规避涉及根除某一具体的威胁或风险，通常采用根除其原因的方法
 风险接受是指如果风险发生，接受其带来的后果
 风险减轻涉及通过减少风险时间发生的概率来减轻风险事件的影响

 

采购管理

定义

    项目采购管理包括从执行组织之外获取货物和服务的过程。

 

过程

 采购计划--决定采购什么，何时采购
 询价计划--以文件记录所需的产品以及确认潜在的渠道。
 询价--取得报价单、标书、要约或订约提议。
 渠道选择--从潜在的卖主中作出选择。
 合同管理--管理与卖主的关系。
 合同收尾--合同的执行和清算，包括赊销的清偿。