浅谈需求管理中工具运用的误区

    IT项目和IT产品研发过程要输出大量的需求文档。这些文档通常是由一个团队来共同修订、讨论和完成。当产品或项目周期达到6个月以上时，对需求文档的管理就显得突出和重要。本文重点探讨对需求文档管理中工具选择运用的一些误区。
   需求文档的管理可以简单的分为2个层次（初级层次、高级层次）。初级层次的需求管理实现基本文档管理功能。这个层次主要体现在文档的集中管理、共享管理、目录分类管理3个主要功能。初级层次的特点是管理粗粒度，市场上微软的VSS等工具是代表。需求管理的高级层次上升到不仅仅满足需求的文档管理，更多要求对需求文档的形成过程、需求项之间的关联性、版本进行管理，目的是更好的支撑团队协同。高级层次的特点是需求变化过程透明并实现了细粒度的管理。市场上Telelogic DOORS 、 CaliberRM、TC Requirement等工具是典型代表。这里重点谈一谈对这类高级工具应用中的难点和误区。
   1、全生命周期管理误区：从项目管理和产品管理的概念来说需求管理过程贯穿了整个项目或产品管理过程。自然的就会重点关注需求管理工具是否支持全生命周期管理，甚至要求需求过程与设计过程、测试过程强关联。殊不知每个过程（需求、设计、测试）都有自己的管理重点和管理特点。一味的强调全生命周期支持和管理反而导致管理重点分散、整体效率下降。事实证明很多需求管理工具过多的强调全生命周期导致需求管理功能不“给力”，甚至导致工具推广应用失败。
   2、集中管理误区：集中管理主要谈的是需求、设计、测试、任务等各项任务对应的IT功能在一个系统中实现的模式。以微软TFS为例，该系统实现了项目的需求、设计、任务、bug的集中管理，且各项任务之间相互关联和查询，功能非常之强大。但问题也随之而来，这样的一个系统首先是维护、升级麻烦且成本高。其次整个系统更加关注过程管理，需求管理仅是过程管理的一个配角。最后对需求的管理沦落为需求任务的管理，差之毫厘失之千里。
   3、忽视习惯和灵活的重要性：需求分析师是需求文档的作者。对一个需求分析师来说Word是最灵活和最方便的需求撰写工具。当要用一个需求工具（而不是Word）来写需求时势必跟以前的个人习惯产生重大冲突。加上很多需求工具往往更多考虑管理功能而忽视个人习惯，导致推广应用的时候困难重重。灵活性也是一个重要的问题，灵活性体现在对需求的查找、修改是否方便快捷。一份需求往往需要多次的修改，如果修改不方便和灵活将大大降低工作效率。
   一个好的需求文档管理工具首先要实现精细化管理和透明化管理，这点将为企业提升产品管理核心能力奠定基础。其次它要能充分提供需求书写灵活性。最后才是最大限度的与其它IT系统集成。