OA-宗旨

 

OA-宗旨

2011-08-30 9:26

OA到底是做什么的呢？

OA全称办公自动化，是Office Automation的简写，是办公采用某些手段实现自动化，手段目前一般都指计算机辅助，后期必然有设备辅助、人工智能辅助。

那到底OA的目的和宗旨是什么呢？

基本答案是：提高效率、降低成本、高效协同、资源共享。

延伸答案是：改善管理、互联互通。

我们逐一解释下各个含义：

1、提高效率：毋庸置疑这点所有人都能知晓，办公自动化最大的原始初衷就是提高办公效率，让每个人可以方便、快捷地工作。

例如：传统的请假都是人为填写单子，交由给环节领导审批，直至通过，这个时限往往都要耗费1天多的时间，如果遇上领导外出或其他意外情况，耗费的时间不只是1天了，处理环节大致有：问询流程、找寻单据、找寻领导、等待审批、单据归档。

如果采用自动化，可能处理方式就变成了请假人在家使用手机提申请单，领导不论在何地使用办公电脑或者手机就可以审批，由于有工作提醒，各个环节领导直接就可以收到需要处理工作的弹出框，保证第一时间处理完成，这样整个过程所耗费的时间将最短缩至10分钟。另外对于请假数据可自动关联工作授权、考勤考核、工资补助、项目工时等，产生网状信息关联，而这一切都是自动完成的，大大提到效率。处理环节只有：提交申请、等待审批。

2、减低成本：可节约办公所属的资源损耗、人工时间等，耗费在无谓的成本将被最小化或者消失。

仍以请假为例：传统的耗费资源有计算机费用、电话通信费、纸张费用、打印费用、签字笔费用，浪费的人工有纸张购买时间、打印时间、等待时间、审批时间、归档时间、核对时间。

自动化将减少很多成本，最终只有计算机费用，人工只有审批时间。

3、高效协同：很多办公都很注重这个功能，到底什么是协同呢？就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。OA通过算法、信息汇集，有能力将各个资源协调好，让每一个资源在工作中发挥最大功效。

继续请假为例：传统请假过程中协同比较明显的是人力部门下发请假申请单模版，请假人按照单据找寻审批后，交由人力部门归档，人力部门将这些信息使用在不用场合。一个请假涉及的协同资源超出3种：人力部、请假人、审批人、其他应用等，资源个人间协调是耗费时间和人力的，协调后的结果有时并不能达到预期效果，因为里面有太多人为、主观因素。

自动化将协同的这些环节全部使用计算机实现，减少协同环节，降低协同时间，明确协同触发。

4、资源共享：企业的运作是基本各种资源的，如设备、用品、人力、时间、知识等等，怎么能让这些资源达到最大功效，让每个人都可以使用呢，这也是OA需要解决的，解决了资源共享，才能让企业快速进步。企业在生产经营中，出现了很多新生资源（如知识），这些新生资源往往都是宝贵的财富，指导着或者警示着企业的发展，将这些资源共享尤为重要。

上述基本的答案都说完了，咱们来看看延伸答案：

5、改善管理：这个不是必须的宗旨，但是通过上述基本答案，OA必然会改善企业的运行模式、资源使用模式、工作模式，让企业向着更良性的发展方向前进，从而完善了管理。

比如：请假在OA中的不断应用，人力部门会发现一些请假方面的传统资源配比可以撤离，投入到其他需要的地方。随着请假信息的丰富，可以进行深层次数据挖掘分析，指导新的请假管理方法产生。

6、互联互通：企业往往都有多套工作系统，比如生产系统、销售系统、客户维系系统等等，而办公系统是其中之一，系统间信息不能独立，造成系统孤岛，必须进行系统间的互联互通。另外一种情况是：当信息累计到一定程度量时，就会产生质变，指引着企业向信息更高层次前进，原来繁复的OA在企业转变的过程中，也将变得不再是企业信息的唯一载体和运营体，延伸出的多个深层次系统平台共同工作，之间信息必须要互联互通，使信息提升利用率，最大化信息价值。