会议

探索需求中关于会议的一些笔记。

会议是一种工具

会议可能是可怕的。在我们生活的某些时刻，我们每个人都曾经发誓再也不会参加另一个会议了。我们抱怨会议的漫长和无聊，它偏离主题，它让人受尽折磨，甚至于它们毫无效果。但是我们常常又变得温和，因为离开了会议我们无法生活。会议是一种工具——社会工具——如果离开了会议，我们就只能够开发最简单的产品，解决最小的问题。

会议本来被认为是为了完成工作的工具，但是它们常常看起来更像是一出出闹剧，展示着人们的整个情绪范围。会议是社交工具。和其他工具一样，根据需要设计完成的工作不同，它们会有各种形式和规模。每一个会议都能够达到的结果是度量公司管理的健康状态。我们说，如果你们的会议是糟糕的，那么你们的管理是不健全的。

注意会议中暴露的错误有助于帮助诊断在整个企业管理中的错误，并找出解决弊病的方向。

参与者

与会议相关的最常见的一些错误是有参会人员频繁出去、重要人员无法参加或者是参加者身在曹营心在汉。这些行为不仅仅是麻烦事，它们还是一种不稳定风气的症兆。这种症兆暗示人们不需要完全参与需求过程。为了获得完全的参与，会议必须是稳定的。那么该怎么办呢？

每个人都是不同的，因而让一个人感到稳定的东西可能会让另一个人感到不稳定。所以要尽可能地为每个参与者建立一种轻松舒适的环境，在处理会议内容之前对一些最基本的原则达成一个协议。如参与者都同意该协议一样，那些不参与者的特殊理由就会变得非常明显。这种协议，经过一定时间的积累就成为企业文化的一部分。

序号

协议名称

内容解释

1

建立打断机制

我们大多人都有打断别人的习惯，但是这会让一些参与者在畅所欲言上感到不安全。绝大多数打断者并不想打断别人，同样也不愿意被别人打断。

所以我们可以预先达成一个协定，即本次会议不允许中断。这条规则适用于任何人，这也不会有人反对。有这么一个协定在先，会议主持人就可以容易而文雅地让插嘴的人安静了。

2

设置时间限制

在时间限制上的协定会起到相同的效果，实际上，限制每个发言者的时间是建立在打断协定之前的。打断者常常担心有人会永远站在那里浪费时间。

主持人可以限制每个发言人都只能说5分钟，那么会议环境对打断者来说就变得安全，而且让其他人感到安全就更容易了。

3

反对人身攻击

在会议开始的时候，是没有人会反对这一原则的。但是很多人会在激动的时候违反它。

先声明这一规则，就可以由主持人以集体的名义介入到任何人身攻击事态，这就能够在其发展成激烈而无情的打架之前就能够解决了。

4

缓解压力

高压气氛将会很大程度上影响许多人的思想，因此会议需要设计一种远离紧急状况的策略。暂时休息就是一种重要的策略，这样当参与者预先同意后，任何人都可以在任何时刻无需任何解释提出1分钟或5分钟的暂时休息。他们可能需要获得更多的信息，或需要时间来思考，或打电话回家以处理某件紧急事件，或者仅仅是上一趟洗手间。允许每个参与者的合理次数的无需解释的个人暂停权，将帮助我们避免会议进入高压状态。

5

按时结束

完成所有工作都需要一定的时间——但没有必要非在今天。换句话说，要坚持住时间限制，但是如果事情没有处理完的话，要制定延续会议的时间表。

确定是否还有更多事情的一种方法可以是简单的问每个人：“还有人认为你们的意见没有被满意地处理了吗？”其实每个人都会喜欢被问这样的问题，他们并非每次都固执己见，但是当其感到意见没有被公正地听取时，他一定会把意见带到另一个会议中去，直到意见被听取了为止。

6

处理额外问题

有些问题的确不是本次会议的一部分，该怎么办呢？我们可以记录额外问题列表。在会议开始时，先协定所有与本次会议无关的问题将被记录在一张大家都能看到的大白纸上：“额外问题”。

在一个看起来并不相关的问题出现之后，主持人就问：“本次会议是解决您的问题的合适时机吗？”这样一问，原本对参与者的观点要进行的细节讨论，就一下子提升到了该观点适合在何时何地讨论的层面上了。

如果他的观点被记下来了，他们就会感到安全和满意，另外，还应该在会议一结束就尽快为每个问题指派一个负责人并把它送到正确的人手上。

7

逐步改进

无论什么样的会议规则，都应该把协定摆在前面，这样第一个违反者就不会认为是被捉弄了。可惜，有些事情总会不期而至。一旦有这种事情发生，应该在公平地处理好问题之后暂停会议过程，对最初的规则进行改进并达成一致。

出于这个原因，在一些没料到的事情发生时，就需要改进原先协定中的规则。如果能在最初就认同这种改进过程不是为一方控制另一方的政治工具的话，也会有所帮助的。

 

不参与者

会议应该尽可能地小——但不能过于小了。会议的一种最常见的问题就是参加会议的人太多——是那些对会议需要讨论的事务几乎没有甚至完全没有兴趣的人们。这可能是所有需要解决的会议问题中的最简单的一个。毕竟，人们究竟为什么要参加那个只有一点点或完全没有兴趣的会议呢？

回答是，绝大多数人为了稳妥起见宁愿忍受大量的烦恼。人们不想错过任何一个可能会对他们的工作重要的会议，所以他们就会去参加那些可能并不对口、但是万一有事情发生就可能对他们很重要的会议。

换句话说，那些没有必要出席会议的参与者正是对企业制度不确定程度的度量。为了让不出席会议的人也感到安全，可以使用某些方法来除去那些实际上被掩盖着的不确定性。

序号

方法

简述

1

公开议程并照议程执行

预先公布一个议程并在不管什么情况下都来遵循。如果偏离了议程，你可能把其他的问题处理好了，但是这么做就给那些所有的不在会议的人们传递了一个危险的消息，那就是他们本应该参与这个会议以保护他们的利益。下一次，他们就会忽视议程的存在而露面了，而这仅仅是为了稳妥起见。

2

不处理突发事件

在工作中，几乎很少有什么真正的突发问题不能在这个会议之后延缓处理的。如果你经常发现你自己屈从于突发讨论，那有可能你需要留意这一症兆的真实原因了。对于突发事件的讨论，往往使会议不可控。

3

驱逐不相关人员

即使你公布了议程并坚持执行它，还是会有一些不必要的人来参加会议。他们可能在别的会议中没有被彻底地倾听，所以他们尽可能地参加任何会议，以冀能找到一个乐意的听众。为了避免这一问题，必须确保参与者在没有被倾听的情况下离开会议。

如果还是有一些多余人出现，不要装作他们不在那里并希望他们不会干扰会议。要直接而尽可能谨慎地面对他们。让多余人员离开并且还保留他们的面子的最佳时机是在会议正式开始之前。一旦人们在那里待了一会儿，就很难再说服他们来错了。反而，他们可能会首先开始参与“证明”他们是来对了。

实际上，确保每一个相关人员都到会也是避免不相关人员的一个好习惯。因为他们来“捣乱”的一个原因是他们曾经被忽视。

 

设计会议

在各种类型的会议中应用这些一般原则都会确保一个安全而健康的企业文化。然而，即使有这些安全文化作为背景，你仍然会难于开展会议，除非你学会设计即将到来的每个工作会议。设计每个特殊类型的会议，让它们有自己适当的风格将不但能确保其安全，还能让它变得有效。

设计一个会议的第一步是确定它有单一的目的。如果你需要鼓舞士气和技术检查，比如说就可以开两个会议。如果它们的时间安排紧挨着，而且参加人员都是一样的，那就在中间休息一下并且换个房间。最少，应该换一下座位。

成功会议的最后一条原则就是充分的准备。百分之九十五的失败会议都能在其还没开始之前就预知失败的结果，其原因就是没有充分的准备。一个清单可以管好所有管理上的麻烦，比如说需要新的墨水笔。要确信每个清单都是有意义的。