组织管理体系推广经验之七-解决文档问题
来源:互联网 发布:三端口光环形器原理 编辑:程序博客网 时间:2024/06/06 02:30
项目组人员抱怨文档太多是一个普遍的现象,甚至有些人把进度的延误归结为写了太多的文档。抱怨文档太多的原因有以下几个:
1. 确实是比较多:除了技术方面必须的文档之外,用于管理的、控制的、跟踪记录的、作为报告的、度量分析等文档,文档的工作量增加了管理的成本,同时也增加了项目组的负担;
2. 重复劳动比较多:为了针对不同的读者(上级领导、客户等)对同样的内容要按照不同的模板写多次。这种情况发生在项目经理身上比较多,经常为了汇报项目情况要把相同的内容拷贝、粘贴到不同的模板交给不同的人。或者在做量化管理的时候,收集和测量一些过程数据,也存在类似的情况。有人说项目经理只要会在Word文档里Copy、Paste就可以,虽然这不是现实,但反映了项目经理的重复性劳动确实是实际存在的;
3. 习惯以前的做法:以前可能习惯不规范的开发,管理相对比较粗放,突然接受到新的规范,感觉文档太多。这种情况尤其在体系刚发布,开始推广的时候大家反应比较激烈。
解决方法:
1. 对于第1点,PMO首要的任务就是砍掉无用的文档,合并可以合并的文档,暂时管理上不需要的文档作为可选文档,不是必填的;
2. 第2条实际是一个常见的问题,项目经理疲于应付来自各个管理层的汇报请求,复制、修改成了项目经理的家常便饭。对于这种情况,有两个解决方法,一是规范汇报机制,规范沟通方式。二是使用工具,使用工具可以让项目经理从中提取数据,充分共享原始数据。比如度量工具、报工系统等;
3. 对于第三条是最让PMO头痛的,因为这种情况很容易演变为大家对体系的阻力。解决的办法主要是宣贯、培训,正如3.5的介绍。
- 组织管理体系推广经验之七-解决文档问题
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- 组织管理体系推广经验之八-关于量化管理
- 组织管理体系推广经验之三-项目管理体系的投资与回报分析
- 组织管理体系推广经验之六-工具的推广和体系的培训
- 组织管理体系推广经验之四-适用性带来的阻力
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- 组织管理体系推广经验之九-从建立规范化的文化开始
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