人生到底有多少项目？

       很多人都简单的认为只是在工作中的内容，才是‘项目’。其实不然，如果我们仔细去思索，就会发现我们生命中每个不可或缺的部分都可以称为一个项目，比如说我们职业生涯的规划、毕业论文、一次长途旅行旅行、照顾家庭、教育孩子等等，都是项目。

 

       如果把这些都定义为项目的话，人生的项目一定是数不过来的。更可怕的是，不管你前一个项目是否结束，是否结束，后一新项目都会强行进入，这可比老板的要求严格多了~

        项目管理的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。

 

        把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA，或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

批次处理应该是最实用的提高效率的方式，举例：

        把需要电话解决的事情，比如说5件，列在一起，然后一次性全部打出去，比把5个电话分散到上午打2通、下午打3通，效率要高，为什么呢？

        因为这样合并了每次打电话的启动成本和结束成本，不知道你有没有这样的体验：1、打电话前除了准备好要说的内容，还要准备好打电话情绪和状态（从工作的烦躁状态切换到跟客户打电话的热情饱满状态）。2、要把当前的工作放下，去打电话，然后再切换回刚才的工作，这也是非常大的成本，有的时候状态很难再切换回去，挂掉电话之后就不想再写刚刚开了头的文档了。

        所以，批次处理就是让你一趟地铁直达，而不是换五趟地铁才到~这样一来，效率自然提升不少。

        时间管理的出发点，在于学会处理事情的优先次序，先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急” ──也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。请看下图。

        第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

        第二象限是重要但不紧急的事。比如，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理建议等等。

        第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这个象限。

       第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉──实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实只是在第四象限徘徊。

 

        现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

要学会把时间花在第二象限，做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第一象限，变得紧急。

 

案例：一个价值2.5万美元的建议

        曾经有位效率研究专家艾伊贝?李，他给当时的美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯一个时间管理的建议，结果查鲁斯因为这个建议给了艾伊贝?李一张价值2.5万美元的支票，那是为了感激李给他的这个神奇的建议，那么这个建议是什么？让我们来揭开这个谜底。

原来，查鲁斯每天忙于公司中繁复的事务，他是一个追求完美的人，但是事无巨细，他一个人怎么可能管得过来，于是很多事情最后都不能有效地做下去。

而李的这个建议正是：

1．不要想把所有事情都做完。

2．手边的事情并不一定是最重要的事情。

3．每天晚上写出你明天必须做的事情，按照事情的重要性排列。

4．第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此类推。

5．到了晚上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。

       于是，查鲁斯按照李给他的建议试了一段时间，谁知效果非常惊人。当然，你也可以试一下李的建议！

 

      时间是永远守恒的，怎样才能在有限的时间里做更多有效的事情？答案就是，永远做重要而又不紧迫急的事。

        GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。

 

        整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。

 

        组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

 

        等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

 

        GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作.

 

       回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

 

        GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多，而是有很多事情你该做却没有做，你跟人说了你要做却没有做。GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。DavidAllen认为，压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中，比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD 其实就是两点：

 

         1. 清空你大脑的内存： 通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外 存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做 的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。

 

        2. 把任何任务和项目具体成行动： 不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该 做什么。这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（action）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。

        GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。

而当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是会忘记了去做。

      而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

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