丰富关联的文档管理软件

大部分管理软件的文档管理功能是菜单化、单独上传文档、进行归类存储的方式，这种方式只能保存文档本身，但不能记录文档的产生原因和过程，并且文档的版本混乱。而领度企业执行与沟通平台在做文档管理功能时，决定不仅仅采用菜单化模式提供上传文档的方式，而是在工作汇报时同步进行文档管理，即无论因任何工作汇报中上传的附件，都将按“项目——任务——事件”的位置编号方式自动归档在文档库中。位置编号的方式记录了文档的产生的完整过程：人、时间、事情，点击文档编号的时候不仅能够下载到文档，而且能查看到完整的文档上下文关系，因此能够保留这些知识及产生知识的过程。文档分类管理不但可以按项目、用户、群组进行分类，还可以加“标签”整体管理这些文档，形成企业知识库。

这样的文档管理工具就具有如下特点

1.丰富的文档信息

1)        呈现文档列表，文档名称，文档所有者，文档上传时间 等信息。

2)        设定文档的查看权限：文档的查看有五种权限 ，包含公开、项目参与者可见、任务参与者可见、事件参与者可见、私人文档，以此限定文档查看人数的范围。

3)        记录文档的查看记录：被查看次数、查看时间、查看者姓名等信息，直观掌握文档是否被关注过及被哪些用户查看过。

4)        生成文档编号呈现文档的位置：通过文档的位置（如P6-T28-E349）可以看出该文档是在项目创建时上传，任务创建时上传，还是汇报工作发表事件中上传。

5)        形成文档的场景还原：不仅可以下载文档，查看文档内容，还可以了解文档的产生过程或所得到的评论。通过点击位置编号，进入到该文档的事件中查看细节，可直接查看到文档产生的过程，事件记录的前因后果，还原场景。

2.文档分类管理

1)        提供从全局查看文档的数据信息，如个人所有权限查看的文档数、个人上传的文档数等。

2)        将文档按不同属性分类，如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类，通过对文档的分类能够快速找到需要的文档。

3)        标签功能，为文档添加标签，创建企业的知识库。

4)        提供搜索功能。