信息分类的基本原则与方法

信息分类应根据信息内容的属性或特征，按照一定的规范和标准直，为了方便信息的交流与共享，应遵循以下原则：

1.  科学性 ：在分类时，应选准信息的最稳定的本质属性，作为分类的基础和依据，确保一个稳定的分类体系。

2.  系统性: 在分类时，将选定信息的属性或特征按一定的排列顺序予以系统化，形成一个科学合理的分类体系。

3.  可扩展性: 在分类时，分类应满足事物的不断发展和变化的需要。

4.  兼容性: 在分类时，分类应兼容国际、国家相关标准及要求。

5.  实用性: 在分类时，分类应考虑良好的可操作性，满足管理和应用的实际需求[1]。

信息分类是企业资产管理的基础性工作, 同时又是一项系统性工程。因此, 在信息分类的过程中, 一定要以企业的具体需求为基础, 以实用为出发点, 采取正确的工作思路, 多样化的手段。信息分类常见的分类方法有两种：

线分类法

线分类法又称层级分类法，是指将分类对象按所选定的若干分类标志，逐次地分成相应的若干层级类目，并排列成一个有层次逐级展开的分类体系。分类体系的一般表现形式是大类、中类、小类等级别不同的类目逐级展开，体系中各层级所选用的标志不同，同位类构成并列关系，上下位类构成隶属关系。由一个类目直接划分出来的下一级各类目之间存在着并列关系，不重复，不交叉。具体示例如下：

大类

中类

小类

家具

木制家具

金属家具

塑料家具

竹滕家具

床、椅、凳、桌、箱、架、橱窗

线分类法应遵循的基本原则：

1.   在线分类法中，由某一上位类类目划分出的下位类类目的总范围应与上位类类目范围相同（都属于家具）。

2.   当一个上位类类目划分成若干个下位类类目时，应选择一个划分标志（按照制作原料）。

3.   同位类类目之间不交叉、不重复，并只对应于一个上位类（木椅、木凳、木桌、木箱、木架）。

4.   分类要依次进行，不应有空层或加层。

线分类法的优缺点：

Ø  优点：层次性好，能较好地反映类目之间的逻辑关系，使用方便，既适合于手工处理信息的传统习惯，又便于计算机处理信息。

Ø  缺点：线分类体系存在着分类结构弹性差（分类结构一经确定，不易改动）、效率较低（当分类层次较多时，代码位数较长，影响数据处理的速度）。

面分类法

面分类法又称平行分类法，它是将拟分类的商品集合总体，根据其本身的属性或特征，分成相互之间没有隶属关系的面，每个面都包含一组类目。将每个面中的一种类目与另一个面中的一种类目组合在一起，即组成一个复合类目。

服装的分类就是按照面分类法组配的。把服装用的面料、款式、穿着用途分为三个互相之间没有隶属关系的“面”，每个“面”又分成若干个类目。使用时，将有关类目组配起来。如：纯毛男式西装，纯棉女式连衣裙等。具体示例如下：

第一面 面料

第二面 式样

第三面 款式

纯棉

纯毛

化纤

混纺

男式

女式

西服

衬衫

套装

休闲服

面分类法应遵循的基本原则：

1.   根据需要，应将分类对象的本质属性作为分类对象的标志。

2.   不同面的类目之间不能相互交叉，也不能重复出现。

3.   每个面有严格的固定位置。

4.   面的选择以及位置的确定应根据实际需要而定。

面分类法的优缺点：

Ø 优点：具有较大的弹性，可以较大量地扩充新类目，不必预先确定好最后的分组，适用于计算机管理。

Ø 缺点：组配结构太复杂，不便于手工处理，其容量也不能充分利用。

信息编码是将某一类信息赋予一定的符号，为了满足实际业务应用，编码需要具备以下基本原则：

1.  唯一性:编码必须保证每一个编码对象对应仅有一个代码。

2.  可扩展性: 代码结构必须能够适应编码对象不断增加的需要

3.  简单性：在不影响代码的容量和可扩展性的情况下, 代码尽量简短明确,以减少差错, 方便阅读、抄录

4.  一贯性: 同一级代码类型、结构以及编写格式必须统一, 一直沿用代码格式，不要中途变化格式。

5.  可操作性: 代码应尽可能反映编码对象的特点, 有助记忆,便于填写。少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。

6.  稳定性: 代码不宜频繁变动,应考虑其变化的可能性,尽可能保持代码系统的相对稳定。

在当前的企业应用中，编码的方式主要有以下几种：

1    英文字母法：英文字母法是指将某项物资用特定的一个字母或一组字母来表示。

2    数字法：指将某项物资用特定的一个数字或一组数字来表示的方法。数字法还可考虑以下几种编码方法。   

a)   连续数字法，首先要求将所有物资进行分类，并按一定的规律先后排列，然后自1号起依顺序编排流水号，此方法优点是代号连贯，但未来新增类别时，不能在中间穿插，只能在后面添加。   

b)   阶梯式数字法，首先要求将所有物资分成若干大类，其次再将各大类按其次级类别分成若干中类。

c)   区段数字法，是介于连续数字法与阶梯式数字法之间的一种表示方法。

d)   国际十进制分类法，是指将所有物资分为十大类，分别以0-9之间的数字代表；然后每大类再划分为十个中类，并分别再以0－9之间的数字代表，如此进行下去。 

3    暗示法：是指根据物资的特性，采用特定的数字或符号使之能代表物资特性的方法，又可分为数字暗示和符号暗示法。 

4    混合法：是指将英文字母和数字结合起来使用的方法。

根据以上编码原则与方法，下面将根据企业资产管理过程中需要进行编码的内容进行举例说明，简单直观的了解编码过程中的关键因素。

1.客户管理信息（混合法）

X    X    XXXX    XXXXXX

                           第四层：邮政编码

                         第三层：客户代码

                      第二层：客户类别

                    第一层：客户信息类目： 

编码：110BSF200137

1-客户管理，1-直接客户，0BSF-巴斯夫公司，200137-邮政编码

2.物料分类信息（国际十进制分类法）

6                       应用科学

62．                    工业技术

621．                   机械的工业技术

621．8                  动力传动

621．88                 挟具

621．882．              螺丝、螺帽

621．882．2             各种小螺丝

621．882．21            金属用小螺丝

621．882．215           丸螺丝

621．682．215.3         平螺丝

    信息编码是企业资产管理的基础性工作, 是实现企业信息共享和交互的前提和基础，总结信息编码的作用可以归结如下：

1.  实现信息的交换与共享

实现信息交换与共享的前提和基础是各交换和共享信息应具有一致性, 即当使用一个代码或术语时, 所指的是同一信息内容。这种一致性是建立在信息分类与编码对各信息系统的对每一信息的名称、描述、分类和代码共同约定的基础上, 就是说对同一数据应具有同一格式、同一含义。

2.  改善数据质量, 降低冗余度

信息分类与编码的实施将形成数据标准统一, 最大程度地消除因对信息的命名、描述、分类和编码不一致所造成的误解和分歧。减少一名多物、一物多名, 对同一名称的分类和描述的不同, 以及同一信息内容具有不同代码等现象。做到事物或概念的名称和术语统一化、规范化，并确立代码与事物或概念之间的一一对应, 以改善数据的准确性和相容性, 消除定义的冗余和不一致现象。

3.  指导信息化建设

通过信息分类与编码的实施,用户可了解信息资源的基本内容, 发现和定位信息资源, 实现公共信息资源的增值利用。通过信息分类与编码的实施, 将为构建稳健、集成的数据模型奠定坚实的基础。 通过信息分类与编码的实施, 能推动数据仓库建设、决策与支持系统、信息系统集成和信息化建设的发展, 为新一代信息系统建设奠定基础。