4.会计凭证

第一节 会计凭证概述

1.会计凭证的概念和种类

2、会计凭证的作用

任何单位，每发生一项经济业务，如现金的收付、物质的进出、往来款项的结算等，经办人员必须按照规定的程序和要求，认真填制会计凭证，记录经济业务发生或完成的日期、经济业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，有的凭证还需要加盖公章，以对会计凭证的真实性和正确性负责。

(一)  概念

会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。通过填制或取得会计凭证，可以明确经济责任。

填制和审核会计凭证，是会计核算的专门方法之一，也是会计核算工作的起点。

任何会计凭证都必须经过有关人员的严格审核，只有经过审核无误的会计凭证才能作为登记账簿的依据。

（二）会计凭证的种类

会计凭证按照填制程序和用途不同，一般可以分为原始凭证和登记凭证两类。

1、原始凭证

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的原始凭据。原始凭据是进行会计核算的原始材料和重要依据，如发票、收据、材料入库单、领料单等。

2、记账凭证

也称记账凭单，由会计部门根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。

原始凭证记录的是经济信息，是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础。

（二）会计凭证的种类

原始凭证与记账凭证的主要差别：

（1）原始凭证由经办人员填制；而记账凭证一律由会计人员填制；

（2）原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制的，而记账凭证是根据审核后的原始凭证填制。

（3）原始凭证仅用以记录、证明经济业务已经发生或完成；而记账凭证则要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理编制。

（4）原始凭证是记账凭证的附件和填制记账凭证的依据，而记账凭证是登记账簿的依据。

二、会计凭证的作用

会计凭证的作用是提供会计信息。

1.记录经济业务，提供记账依据。（记录、计量）

2.明确经济责任，强化内部控制。（签章、传递）

3.监督经济活动，控制经济运行。（强调事中控制）

第二节 原始凭证

自制原始凭证

是指本单位内部经办业务的部门和个人，在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。

领料单：

外来凭证

是指经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买原材料时去的的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、对外支付款项取得的收据、职工出差取得的飞机票、车船票等。

通用凭证

由有关部门统一印制，在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。

由于制作部门不同，通用凭证可以全国通用，也可以在某一行业，某一地区使用。

专用凭证

由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单。

二、原始凭证的基本内容

必须详细载明有关经济业务的发生和完成情况，必须明确经办单位和人员。

要素：

1）、原始凭证的名称；

2）、填制原始凭证的日期；

3）、凭证的编号

4）、接受原始凭证的单位名称（抬头人）；

5）、经济业务的内容（含数量、单位和金额等）；

6）、填制单位签章。

7）、有关人员（部门负责人、经办人员）签章；

8）、填制凭证单位名称或者填制人姓名；

9）、凭证附件。

填制原始凭证的基本要求：

1.记录要真实。

2.内容要完整。

年月日要按照填写时实际日期填写；

名称要齐全、不能简化；

品名用途要填写明确，不能含糊不清；

有关人员签章要齐全；

3.手续要完备。

从外单位取得的原始凭证，要有填制单位的公章或财务专用章，否则视为无效凭证，不能作为编制记账凭证的依据。从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或签章。

购买实物的原始凭证，必须有验收证明；

支付款项打的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，付款人不能自己证明自己已付出款项；

出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证中加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。

4.书写要清楚、规范。

原始凭证上的文字和数字都需认真填写，自己清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。

凡是填写大写金额和小写金额的原始凭证，大写金额与小写金额必须相符。

原始凭证的填制，除需要复写的外，必须用钢笔或碳素笔书写。填写时应遵守以下要求：

阿拉伯数字应当一个一个准确、清晰地书写，不得连笔书写。

阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或货币名称简写，如人民币币种符号位“￥"，美元符号$等。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分、无角分的，写”00“或符号”——“，有角有分的，分位写”0“，不得用符号”——“。

大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行字书写。

大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字；有分的，不写“整”或“正”字。如￥300 060.50，大写金额写成“人民币叁拾万零陆拾零伍角整”。

银行结算制度规定的计算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单、合同、契约以及其他规定需要填写大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填小写金额而不填大写金额。

5.编号要连续。

各种凭证要连续编号，以便考查。

如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

对某些重要凭证如支票填写错误，不能更正，更不能撕毁，而应办理作废手续后重新填制，作废的凭证要加盖“作废”戳记，按原编号顺序与其他存根联一起保存。

使用印有编号的原始凭证，应按编号连续使用。

6.不得涂改、刮擦、挖补。

原始凭证如错误，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

7.填制要及时。

（二）自制原始凭证的填制要求

1.一次凭证的填制

一次凭证是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证，大部分原始凭证属于这个。

2.累计凭证的填制

累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济事务的原始凭证。

要点1：累计凭证是多次有效的原始凭证。

要点2：工业企业用的限额领料单就是一种典型的累计凭证。

要点3：特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的业务，随时结出累计数和结余数。

3.汇总凭证的编制

汇总凭证，也称原始凭证汇总表，是对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。耗用材料汇总表、工资结算汇总表、销售日报、差旅费报销单等。汇总凭证只能将同类内容的经济业务汇总在一起。

（三）外来原始凭证的填制要求

外来原始凭证是在企业同外单位发生经济业务时，由外单位的经办人员填制的。

外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经济单位印制，在填制时加盖出据凭证单位公章方有效。

第三节 记账凭证

 

1.收款凭证

收款凭证是指用于记录现金和银行存款业务的会计凭证。它是出纳人员根据库存现金收入业务和银行存款收入业务的原始凭证编制的专用凭据，据以作为登记现金和银行存款等有关账户的依据。

2.付款凭证

是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。它是出纳人员根据库存现金和银行存款付出业务的原始凭证编制的专用凭证，作为登记现金和银行存款等有关账户的依据。

3.转账凭证

    用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。

    在经济业务中，凡是不涉及现金和银行存款收付的业务，称之为转账业务，如计提固定资产折旧、车间领用原材料、期末结转成本等。

（二）

1.复式凭证

也称多项记账凭证，是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。是实际工作中应用最普遍的记账凭证。

2.单式凭证

也叫单项记账凭证，是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。某项经济业务涉及几个会计科目，就编制几张单式凭证。

二、记账凭证的基本内容

必须具备：

1.记账凭证的名称；

2.记账凭证的日期；

3.记账凭证的编号；

4.经济业务事项的内容摘要；

5.经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向。

6.经济业务事项的金额；

7.记账标记；

8.所附原始凭证的张数；

9制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。

三、记账凭证的填制要求

1.上面9项内容必须完整。

2.记账凭证要连续编号

3.记账凭证的书写应清楚、规范。相关要求同原始凭证。

4.填制记账凭证的依据，必须是经审核无误的原始凭证。

5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。

6.填制记账凭证若发生错误，应当重新填制。 

7.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销，以堵塞漏洞，严密会计核算手续。

 

四 记账凭证的审核

 

第四节 会计凭证的传递和保管

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。

会计凭证的传递，应遵循内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。

1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。

会计部门依据会计凭证记账以后，应定期对各种会计凭证进行归类整理，将各种记账凭证按照编号顺序连同会计凭证所附的原始凭证一起加具封面、封底、然后装订成册，在装订线上加贴封签，并由装订人员在装订封签处签名或盖章。