对团队知识共享和管理的思考

知识管理 知识共享 解决方案之讨论

郑 昀
2003 年 3 月

内容：

团队内部如何实现知识管理？

做不到的一些实际困难

身体力行

我怎么做到知识发布和共享以及订阅呢？

身体力行

参考资源

如何订阅我的K-log？

Blog相关技术释疑

一次K-log试验性实践回顾

K-log释义

还在用 Email在开发团队中讨论开发细节吗？如果是的话，那么怎么对这些Working Email进行管理呢？2003 年 2 月 17  日，Google.com收购了Blogger.com。那么，未来的一年里，Blog和RSS能够带给我们什么呢？

 

我们的知识都散落在哪里了呢？邮件的讨论中？会议中？有多少人会用书写的习惯来记录自己的收获、困惑、焦虑或者经验？就算你记录了，怎么和团队中的其他人共享呢？

不知道有多少人曾经想过下面的问题：

我们团队内部如何实现知识管理呢？

在一封内部的讨论邮件中，我这样写到：
我一直疑惑于以下几个问题：

1：我们团队内部如何实现KM(Knowledge Manage)；

    这里面又分为几个问题：

    如何把用户（包括潜在的用户）对我们软件的抱怨、赞美、意见和建议日积月累地保留在一个永久固定的地方，不会丢失、泄露，并不断更新？

    如何把技术团队（包括设计、开发、测试、实施工程师们）对我们软件的功能性描述、特点、（与竞争对手相比的）优势等文档，提供给销售和市场团队作为参考，并且日积月累地保留在一个永久固定的地方，不会丢失、泄露，不断更新？

    如何把技术团队的经验、常遇到的问题、已知的Bug、已经解决了的技术难题、应用的常用设计方案，提供给销售和市场团队作为参考，并且日积月累地保留在一个永久固定的地方，不会丢失、泄露，不断更新？

    如何把技术团队开发软件过程中所有遇到的已知Bug、Bug的解决方法，作为一个历史Bug库，并且日积月累地保留在一个永久固定的地方，不会丢失、泄露，不断更新？

    如何更快速的培训新来的团队成员(新成员能够更快的发现他们需要的信息，这让他们变得更有生产力)?

   如何使团队内部那些被隐藏的知识和信息（比如决策流程、项目背景）展现在每一个成员眼前？

   也许前面所说的知识现在都以某种方式存储在不同的地方，那么如何快速搜索出有效的信息，忽略冗余知识呢？

2：假如现在我们提供了一个像SharePoint一样的内容服务器作为知识共享的站点，那么又产生了新问题：

   如何订阅（SharePoint Server只是以邮件方式提供文档更新通知）？如何自动下载感兴趣的内容到本地？RSS技术是不是可以帮助我们做到这一点？

   如何利用现有的Outlook做到订阅、自动下载、快速发布、快速搜索？(可以参考:NewsGator 推出的NewsGator 1.0版)

   如何使得发布想法、经验像MSN Messenger聊天一样方便？

   如何使得人们愿意发布，充实知识库？这么做的动力来自于哪里？

3：邮件

大家更多的交流方式还是Email，方便快捷，直达你想要叫醒的那个人的案头，但是大多数的技术讨论、Bug报告等都留在了每一个团队成员的邮箱里，随着他的离去，这些珍贵的内容、历史痕迹会被清空。

即使是普通的工作交接，下一个接手的Guy对于之前的讨论一点也不知道，会不会降低开发效率？比如我们在做的短信开发，前一个开发人员和亚信方面交流过很多，但是随着他的离开，这些知识也离开了团队，后面我接的时候，就会有重新对一些技术点产生疑问，其实这些东西前人应该已经和亚信讨论清楚了的。

于是产生了这个问题：

工作邮件如何归档？如何并入知识库？如何便于搜索？

4：假如现在我们真的提供了一个很酷的知识库，那么如何和其他部门的知识库实现聚合？

5：MSN Group的虚拟团队有用吗？也就是说，实现几个不同主题的兴趣小组样的虚拟团队，各自有各自的主题，如：Mail、.Net、PHP、WebDAV等等。

 

做不到的一些实际困难：

做知识管理做得成功的企业有一些，流传比较广的版本有：惠普，三星。当然IBM和Microsoft显然永远跑在最前面，不过这些跳舞的大象我们学不了。有些做法，实际执行起来难度很大。

知识管理最痛苦的一点就是人们没有书写习惯。并不是每一个人都肯坐下来把自己想通了的知识写下来Email给其他人的。老实说只有非常罕见的一些共享狂人，才会这么自愿这么做。

其次，要收集的内容庞杂，来源庞杂，不是每一个公司都有财力和人力能够专门处理。像IBM的developerWorks和Microsoft的MSDN，我们想都不要想。

三星或者HP，通过提供电子货币来刺激员工上传知识到全球知识库。这说明一点，没有金钱的诱惑，要做一个统一的规范的全球知识库，很难很难。

 

我怎么做到知识发布和共享以及订阅呢？

也许你听说过Blog？没有吗？那么你总听说过这个拙劣的翻译“博客”吧？

在这里我就不再介绍它的来龙去脉了，有兴趣的可以加入CNBlog的团队，这是一个伟大的站点。

（WIRED：Blog是近几年来少有的出乎意料成功的技术或者网络现象。和即时通讯软件一样，Blog系统将会成为网上的新一代杀手软件。）

更进一步，你听说过K-log吗？如果有的话，恭喜你，证明你至少没有脱离最前沿的团队建设的试验。

如果你没有听说过，没有关系，我简单地介绍一下他：

什么是k-log呢？ K-log能够使雇员发布（post）书面评论，看法的要点，链接，文档，重要的email，以及图片到公司的内联网，在哪里呢，人们能够查找、浏览、建档发布的内容。这使得知识的分享变得非常的容易。

          

 

我来告诉你一个解决方案：

每一个团队成员都在自己的机器上架设K-Log站点；

每一个人在自己的Klog上发布知识、经验、教训、重要的Email、讨论性质的Email；

每一个人在其他人的Klog站点上发表评论；

每一个人可以在其他人的Klog进行搜索，也可以交叉搜索；

大家通过NewsCrawler 1.4订阅其他人的Klog；

 

身体力行：

   车东在《基于Google的学习过程》一文中提到的“GNU的’工具箱’哲学”很有启发性：

“不要指望所有问题都能够直接在互联网上找到答案，因为复杂问题本身的解决有可能利用其他一些工具组合解决完成的。比如：我在解决多台服务器之间的日志合并统计过程中找到的Apache的日志轮循工具cronolog，在OutLook Express邮件的HTML归档过程中找到的mbx2mbox+mhonarc，以及在CVS的常用工具整理过程中找到的大量优秀应用等。

GNU很推崇“工具箱”哲学：因为很多复杂的问题都可以通过几个更简单的工具通过一定的组合加以解决的。而Perl往往就是粘合这些优秀工具的“胶水语言”。这也是为什么Perl（或者说Perl的哲学）是任何一个程序员都因该学习并掌握的语言。”

 

   我的架设Klog的工具组成也是这样的，非常简单，而且容易上手：

   操作系统环境：Windows 2000/XP；

n        php-4.3.1

n        mysql-3.23.52-win

n         b2-0.6.1-20021104+ljupdate-0.2

 

我的订阅Klog工具是：

NewsCrawler 1.4

 

B2非常的强大：

支持所有Blog以及管理功能；

支持各种常用的XMLRPC发布Blog的API，如：Blogger API；

 

如何订阅我的K-log？

 

Ø  订阅的优点：

    不需要亲自到各个成员的K-log上察看有没有最新blog；

    让你关心的成员的Klog自动地送到你的案头，轻松查看；

    这种效果就类似于Email和Outlook的组合了吧。

 

Ø 订阅的技术背景说明：

     关键字：RSS，XML，RSS AutoDiscovery

    可以参考后面的Blog相关技术释疑。

 

Ø 订阅的服务器端技术：

    通过RSS，b2自带的就有一个b2rss2.php，这个页面就是将你的Klog自动生成为一段XML数据。

    RSS就是一段规范的XML数据，用一些大家约定的标记描述一个Blog或者一个新闻源的最近更新的内容。

    RSS是Blog走向社区化和快速普及的一个技术推动力，Blog也因此技术而走向了专业化领域。

    连同本来网络上的各种专业媒体提供的新闻源，人们可以透过RSS在桌面上轻松访问大量与自己的兴趣相关的主题，而忽略掉访问网站带来的复杂过程，还有那些讨厌的花花绿绿的广告。新闻聚合(News Aggregation)和网站联合(Syndication)两个概念由此出现并广泛被Blogger们所采用。

 

Ø   订阅的客户端工具：

    NewzCrawler这个新出现的新闻聚合工具，这是我在PC桌面上看到的最好的新闻聚合工具了。无论从功能还是易用性方面来看，这个工具都比其他新闻聚合工具要更优秀。

   现在我能够利用这个工具每天轻松地察看来自一些新闻站点（例如Yahoo和CNET等）的最新消息和一批我关心的Blog的更新内容，还能够便捷地用工具中内嵌的Blog输入工具把感兴趣的内容摘录到自己的Blog中，效率大增，真是令人产生了全球信息尽在指尖的感受。当我们深入去想的时候，会发现这大概正是网络走向个性化和对传统媒体的一种挑战所在吧。

 

Ø 订阅的步骤：

    1：安装NewsCrawler 1.4版本；

2：运行NewsCrawler；

3：新建一个Newsfeed频道，如果你的Blog是b2架构的，那么输入的URL通常像这样子：http://blogger/b2/b2rss2.php

这样，它会每隔2个小时自动来我的http://blogger/b2/b2rss2.php搜索，看有没有最新的K-log，有的话就自动下载，并显示在你的NewsCrawler的右边窗口中。

怎么样，够自动化的吧，SharePoint Server要是有这种功能就好多了。

 

Blog相关技术释疑:

·  XML

 

• 它是什么：用来存储 blog和留言的标准格式。
• 它代表什么：eXtensible Markup Language 的缩写（扩展标记语言）。
• 例如： Comment Archive and Interchange Format （CAIF，留言存档和交换格式），用来存储 blog 留言留言的标准格式。
• 它有什么用处：可以在 blog 软件之间导入和导出数据。

 

·  XML-RPC

 

• 它是什么：weblog软件彼此间能够互相交谈（交换信息）的标准方式。
• 它代表什么：XML-Remote Procedure Calls （XML远程程序调用）
• 例如：Blogger API 和 the MetaWeblog API
• 它有什么用处： “pinging” 中央站点，让它知道你要更新你的weblog，并允许程序能从桌面上编辑你的Blog上的blogs。

 

·  RSS

 

• 它是什么：站点用来和其他站点之间共享内容的简易方式（也叫聚合内容）。 RSS使用XML作为彼此共享内容的标准方式。
• 它代表什么：Really Simple Syndication （或RDF Site Summary，RDF站点摘要）
• 例如：一些免费的软件能够让你阅读那些RSS使能的站点，比如 NewsIsFree 和 Amphetadesk。
• 它有什么用处：让别人容易的发现你已经更新了你的站点，让人们很容易的追踪他们阅读的所有weblogs。

 

 

参考资料

• www.CNBlog.Org/blog
• 在企业内部试验k-log的小结的文章

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