物流信息系统建设需要咨询服务

物流信息系统建设需要咨询服务
 2002-8-8  中国第三方物流网

 

　　前言

 

　　物流信息系统建设的必要性与迫切性，是已经被广泛认同了的，但是目前国内物流业中信息系统实施成功的企业并不多，虽然有许多企业采用了物流软件，但大多是局部的应用，从效果上来看主要表现在减少了人工作业的工作量和出错率，提供一些简单的查询功能等等，离信息的完全集成并满足企业管理和长远发展的要求还相距甚远。那么，如何建设一个既符合企业现有管理又能满足企业未来发展要求的信息系统呢？虽然物流在国内的发展才刚刚起步，建设物流信息系统的工作更是少有成功的先例作为参考，但是，从国内各行业信息化的历史经验和中国物流发展的现状特点可以看到，引入咨询服务是建设成功的物流信息系统的关键。

　　国内企业信息化的普遍经验：引入咨询服务

　　我国企业推行信息化的工作已有二十多年，总体而言，虽然有近千家企业购买和实施了大型管理软件，却仅有10%--20%的企业取得了较好的整体实施效果，而另一些不是经多年磨合才有些许成果，就是变成"半拉子"工程，更有甚者，投入的大量资金与心血白白浪费，项目不了了之。虽然整体实施效果好的案例并不多，但是部分应用取得良好效果或是取得阶段性成果的却不在少数，总结成功和失败正反两方面的经验教训，企业对信息化认识不足是失败的最大原因，而引入外部咨询力量结合业务特点进行信息化则是信息系统建设成功的普遍经验。

　　对信息化要有一个正确的认识

　　第一种错误认识是将信息化认为是手工操作的自动化，没有认识到信息化可以带来管理上的革新。在这种观念下，有两种比较典型的作法：一是脱离企业整体管理目标片面在局部推行信息化，结果是同时应用了几套互不相关的小系统，形成"信息孤岛"；另一种是片面强调信息系统的个性化，强调软件要符合企业现有的流程，忽略自身业务在应用信息系统后的持续改进。采取以上两种作法的企业在经过一段时间的发展后，会发现这些信息系统根本不能满足企业发展的新需求，不得不放弃原有系统，选用新系统。即使原有系统修修补补勉强能用，也会造成软件的不断膨胀，维护费用不断上升，而最终成为"鸡肋"。在目前企业信息化水平普遍提高的情况下，如果在信息系统建设之初不统盘考虑，经历这样一个重复的过程，将会使企业在竞争中处于劣势。另外，已有信息系统切换到另外的信息系统与推行一个全新的信息系统相比，在系统实施阶段遇到的抵触情绪要大的多。一个真正有效的物流信息系统首先是一个管理系统，是对企业内部、外部资源的计划与管理，并能面向企业供应链的全过程，大大超过了传统的MIS系统的功能。它将赋予企业全新的生命力和助动力，并将促进、固化企业现代管理的改革。一套信息系统的建立必将涉及到企业管理体制、管理模式、管理方法、管理思想、管理机制、业务流程、组织机构、规章制度等多方面的创新。许多企业对此模糊不清，有的企业"一把手"把信息系统建设的工作交由IT部门单独完成，这就注定该企业的信息系统建设不会取得成功。因为应用信息系统的特点是"三分技术，七分管理，十二分数据"，IT仅占了很小一部分。

　　另一种错误的认识是信息系统包罗万象、无所不能，应用信息系统后，企业的所有问题都能迎刃而解。在这种观念的促使下，企业一开始积极性很高，选择软件也往往是一味注重软件提供商的名气，功能上片面地追求全面，企业按照软件设置的管理模式、业务流程运作，而全然不顾自身切实的业务需要。实际上每个企业都有自己的管理特点，且经过多年运行的考验，有自己的独到之处。企业的信息化过程，是对现有不合理的管理模式进行改进，而不是全盘否定，去重新开始一个陌生的运作模式。信息系统就象一台先进的机器，有其一定的使用范围，每个企业都有自己的特点和需要解决的主要矛盾，这就需要根据企业根据自身的需求和实际情况选择软件、确定实施目标和步骤。

　　以上这两种错误认识在信息系统建设失败的案例中是最常见的，虽然看起来有点不可思议：一个企业进行信息化却竟然对信息化和信息系统不够了解，并且因此而导致了项目的失败。但是，由于不重视专业化的咨询而导致对信息系统建设理解上的偏差、进而导致项目的失败，确实成了中国企业信息化进程中的一大特色，并且还在不断发生。成功的案例普遍是在信息化进行之前、以及信息化进程中的每一步都引入专业咨询力量，端正企业对信息化的认识，保证每一步都不出大的偏差，这也是建设物流信息系统时首先应当吸取的教训。

　　信息系统的规划非常重要

　　信息系统建设初期的总体规划、流程优化、需求定义以及项目实施中的需求控制是保证信息系统顺利实施、取得良好效果的关键。但是，实际情况是，一开始企业往往提不出明确的需求，但随着对信息系统了解的深入，在系统实施的过程中，会不断提出新的需求（即所谓的需求膨胀）。这个时候，由于项目控制和需求满足会产生矛盾，容易导致一系列的问题。如果为了达到项目进度和成本控制的目的，不去满足新的需求很容易会使客户产生抵触情绪，导致项目不能够顺利实施。但是，一旦为了满足新的需求而去改变既定的实施方案，所产生的成本增长、项目延期往往会超出预料，而使得整个项目失去控制。因此，在项目初期的需求定义和规划中，需要有相关经验的咨询顾问参与进来，根据他们在类似项目中的经验以及他们在IT技术、IT应用方面的专业知识预见可能发生的需求膨胀，与客户充分沟通，在规划中就能全面地规划、分析和预测需求。

　　在信息系统的建设中，由于引入了新的技术手段，业务处理流程必然也要作相应的变化，才能够保证真正发挥出信息系统的作用。业务流程重组与建模并不是简单地反映企业的管理过程，而是吸收国内外相关企业的管理经验、综其所长、为我所用的过程。但由于企业领导仅熟悉本企业的管理模式，缺少"取长补短"式的交流学习的机会，再加上习惯势力、内外部的种种阻力，靠自己的力量难以提出和实施业务流程的重组。建设信息系统是一种创新，为达到最佳效果，企业需要聘请资深的管理咨询顾问指导和参与实施的全过程，使其在业务流程重组、建模、实施技术路线、实施计划等多方面发挥积极的作用。

　　信息化进程中的管理

　　由于信息系统建设牵涉面广泛、时间跨度长、技术含量高，因此，即使是一个规划很好的系统，在实施上也有很大的难度。在实施过程中，项目人员的实施经验和项目管理经验就变得尤为重要。但是企业自身很难有这样的人才，也需要依靠外部咨询力量。

　　信息系统的建设还是一个长期的过程，需要长期、持续的努力。尤其是中国目前的情况，各行各业发展比较迅速，管理进步也比较快。这就要求企业有一个稳定的外部伙伴伴随企业的成长，为企业的信息化建设提出建议和方案。但是，对于一般客户来说，纯粹的软件供应商往往出于自身能力、应用效果和成本等方面的考虑，在信息化进行到一定程度后无法再往前走，而专业的咨询顾问则能够紧紧跟上管理、技术发展的脚步，为企业的信息化建设提供持续的、领先的服务。

　　物流信息系统建设对咨询的需求尤其突出

　　在我国，物流行业的发展正处于起步阶段，信息化的进程更是刚刚开始。物流企业普遍对信息系统的认识不够，这非常类似于国内其它行业信息化开始时的情况。同时，由于中国入世导致国外竞争对手的加入，国内外物流发展的巨大差距和物流业务本身的特点，都需要在物流信息系统的建设中引入咨询服务。具体表现在如下几点：

　　如何结合物流行业特点，综合利用多样的信息技术？

　　近年来，各种信息技术的不断涌现为物流企业的信息化提供了众多可供选择的工具。在网络互连方面有INTERNET虚拟互联、ISDN、DDN甚至卫星通讯、无线技术等信息传输手段，有RF、Barcode、POS系统等技术提供高效的信息录入手段，有数据库技术、XML、JAVA等先进的软件开发工具或标准，有GPS、GIS、GSM、GPRS等远程定位和动态跟踪的技术，还有WMS、TMS、SCM、CRM等先进的物流管理软件应用。如何合理地、综合地利用这些技术来为某个特定的物流企业提供服务呢？应用的技术既不是越先进越好，也不能单纯的因为新技术的高投入而止步不前，要视企业的现在需求和未来发展而定，更要综合考虑竞争态势、投入产出比等各种因素。问题的关键是物流企业往往缺少这方面的专才，不清楚如何利用这些技术为公司的业务服务。引入外部咨询公司可以帮助企业更好地了解和应用先进技术，取得最好的性价比。

　　国内外物流发展水平的差距，要求物流信息系统建设的起点高、探索的时间短

　　目前，国内物流业整体水平不高，大部分操作流程不规范，信息化程度低。在发达国家，物流行业是一个相对成熟的、低利润率的行业。在微利的市场环境下，国外物流企业形成了一套比较先进的管理方法和与之相适应的信息系统。中国经济的蓬勃发展和加入WTO，使得国外物流行业的许多跨国公司看好中国市场，纷纷抢滩中国，同时将他们在国外的成功经验和信息系统引入中国。虽然中国有自己的国情，但是利用信息系统降低成本、提高服务质量的目标却是共同的。国内物流企业要与进入中国的跨国企业相抗衡，就需要在各个层面上与他们竞争，建设先进的物流信息系统更是竞争的核心。信息化水平低的现实和挑战国际先进水平信息系统的目标之间的巨大落差，需要引入熟悉国际先进管理和物流信息系统的咨询服务来弥补。

　　物流信息系统必须适应业务灵活变动的特点

　　中国物流企业业务发展迅速，但物流市场存在较大的不确定性，物流企业的管理也在探索中，这迫使物流企业不断调整自己的市场定位、管理模式、运作模式、业务流程、组织机构等，这已经成为中国现阶段物流业的一大特点。同时，由于物流企业普遍规模较小，财力有限，也希望能够一次规划、分期实施，这就要求在建设物流信息系统时，能够综合考虑各种可能的发展情况，系统也要有相应的灵活性。而只有借助外部咨询的力量来扩展单个企业的视野，才能够预见企业发展中的变化，才能规划、设计并实施一个柔性的系统。

　　物流信息系统需要有广泛接口能力

　　物流业务系统化、网络化的特点要求打破部门、地域的壁垒，但是，由于历史原因，中国物流现状的特点却是：基础设施多，硬件水平不低，并且大多分散控制，整合资源的手段缺乏，现有庞大物流设施不能很好的利用。为了实现投入产出的最大化，物流企业往往会把整合外部资源作为企业重要的竞争战略，并把信息系统作为整合的主要技术手段。但由于外部资源的信息化水平参差不齐，需要系统的广泛接口才能够适应。如何适应多种多样的外部数据连接和实现对外部数据的控制，在技术、业务流程乃至于管理决策方面都是企业的难点和重点，需要专业咨询顾问提供强有力的帮助。

　　物流信息系统建设中的咨询

　　在信息系统建设中的哪些阶段需要引入咨询？在不同阶段引入咨询的目的是什么？如何选择咨询公司？下面将就这些问题提出一些建议。

 

　　何时需要引入咨询

　　在企业信息系统项目立项前，需要引入外部咨询为决策层提供信息系统的导入培训，包括物流理念及行业状况、业务流程优化的核心思想和实施方法、系统应用方面的关键内容以及实施风险防范等方面，帮助企业决策层正确认识物流信息系统，评估系统可能为企业带来的作用和影响、需要多大的投资等，并与企业共同组建项目工作团队，设定项目工作团队的工作目标、工作方法论、质量控制规范等。

　　正式立项和方案规划阶段。这一阶段的咨询最为重要。正如前面提到的，这段时间的工作是影响项目成败的关键。需要借助外部咨询公司的专业知识和技能，在企业内部进行流程、需求等方面调研的基础上，综合利用关键问题分析、业务流程重组等先进的分析工具和技术，解决如何搭建高效的内部管理和运作体系、如何优化业务流程、采用什么样的信息技术手段和组织机构、绩效评价体系以满足公司策略及流程方面的需求等一揽子问题，最终形成一套完整的IT解决方案。

　　信息系统的实施阶段。系统实施的项目进度安排，各部门、各专业人员的协调统筹，IT技术支持，实施过程中各分阶段的总结、各种异动情况的处理等，都需要借助外部咨询力量的专业知识和丰富的经验才能够顺利进行。在该阶段，还需要外部咨询公司在全公司范围内进行培训，让相关员工理解系统的作用、自己充当的角色以及所面临的变化。

　　在信息系统实施的重要里程碑或全部完成阶段，需要外部咨询人员协助进行效果评估，确定成果。外来的力量往往能够专业地、客观地评价实施效果，找出实施中存在的问题，为企业扩大取得的成果、改进存在的不足提供建议。

　　如何选择咨询公司

　　有很多原则和注意事项有助于物流企业选择咨询公司，但往往涉及到许多专业方面的知识，下面主要介绍几条较为简单实用的原则。

　　首先，咨询是知识密集型的服务，知识的主要载体是人。选择咨询公司首先要看咨询公司是否拥有由具有丰富专业知识和行业技能的人才所组成的团队。在物流信息系统建设的咨询方面需要下列人才：物流管理方面的专家、综合利用各种IT技术以及各种先进的物流信息技术的专才，信息系统规划、实施方面的专家，物流业务和物流管理方面的专家。

　　其次是看咨询公司在相关领域是否有成功的经验，在团队管理和提供项目咨询方面是否有一套比较规范的管理方法。咨询业也有其业务发展的自身特点，成熟的咨询公司往往会形成一套成熟、规范的咨询业务流程。从表象上看，主要是看他们的文档管理是否规范、齐全，各种工作流程是否有比较清晰的定义等等。

　　最后，需要考察咨询公司是否有长远发展的计划和能力。物流企业需要的是通过专业咨询公司的参与得以快速、充分地接触行业的最佳实践，开拓崭新的管理视野，掌握实用的管理技巧，寻求有效的提升途径，并且要能够得到持续的支持。因此，考察咨询公司在内部培训方面的投入、内部培训机制、知识共享机制也是很重要的一个方面。

原作者： 衣同波
来 源： ChinaByte