项目管理:如何让例会高效
来源:互联网 发布:免费标题优化软件 编辑:程序博客网 时间:2024/05/14 23:07
案例
老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好,沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况,因此他要求项目组成员无论如何每周都必须按时参加例会并发言,但对例会具体应该如何进行,老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明,时间不长,效率太低,缺乏效果等,而且由于在例会中意见相左,很多组员开始相互争吵,甚至影响到了人际关系的融洽。为此,老张非常若恼。
分析
案例中,老张对沟通管理掌握的不好,只是主观地认为开例会是一个沟通的方式,但实际上目的不明确的例会并不能解决老张的问题,反而带来了更多的问题。对于一个事件的解决,最好的办法就是找到事件发生的原因,针对原因找到解决办法。
作为项目经理的老张应该向员工进一步了解沟通不足的原因,是否由于会议周期太长,办公地点不集中,团队成员互相不熟悉,还是其他原因。
怎么让会议高效率
1 会议有明确目的
开会前要明确:在会议中解决什么问题,什么分歧,需要哪些人参加,会议在什么时间,什么地点举行。一句话,不开没有准备的会。只有明确会议目的,参会人员获得详细的参会资料,并为会议发言做好准备,会议才能高效进行。
2开会成员不要迟到
柳传志曾讲过联想开会的规则:“联想开会,谁迟到的话罚站一分钟;会议正开的时候停下来默哀式的让你站一分钟,这实际是个非常难过的事儿。这件事情从1990年开始一直执行到今天,只要有一定做。包括我自己迟到也被罚过三次”。
3不争论
很多公司决策特慢,会开的又臭又长,最核心问题是每个人建立在不同视角上开会,所以认识不一样,相互争论,没玩没了。有不同的意见,可以提出来,记录下来。
4 会议要有主持人
没有主持人的会议将是一盘散沙,会议主持人负责主持和引导会议的进行,活跃会议气氛,让会议按照预定的流程和目的走,避免在会议上带入太多和议题无关的内容。会议主持人在引导会议的同时,还应该负责会议纪律,当会议偏题时,会议主持人应中止偏题的讨论,让会议回到正题。
5会议要有总结
在所有议题讨论完毕后,会议主持人应对会议进行总结,重申会议决策。会议完毕后应有会议记录进行备案,做到有据可依。讲会议记录,及时发送给相关人员,便于进行工作安排。
6开会人员不要太多
会议人数最好不要超过八个,会议只邀请必要的人参加。
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