16、Power Query-批量生成工资条的妙用

本节所用知识点：Power Query-表头和首行互转的妙用。

实用案例：公司员工工资条的批量制作。

原始数据如下图所示：

然而我们人事部打印的要求需要一行标题，一行明细，一行空格，以此类推，如下图所示：

其实用Excel的普通功能也可以实现，但今天我们就用一个新方法来实现，具体思路：

比如某公司有1000个员工，那我们需要准备1000个表头，1000条明细记录已经存在，1000个空行，最后追加到一起，进行排序。

下面直奔主题，选中数据源，“Power Query”——“从表”，进入到PQ界面。

改名为“工资条”，复制一份出来做“标题”。

下面我们首先处理“标题”部分。比如我们的示例数据有10条记录，那我们必须创建10个标题行。

难点在于如何将数据源内容全部转换为标题行。

首先我们需要把它里头的内容都清空，这里用到的功能是“转换”——“提取”——“范围”（必须全选）。

这里的关键在于范围的起始索引，我们设置为199的目的是什么？

目的是从每一单元格的199位开始提取，因为每一单元格都不满199个，所以无论提取多少个字符都是为空，这样一来，空行就得到了。

接下来一步则是查找替换值，查找空值，替换成为真空，即null，“转换”——“替换值”（必须全选）。

效果如下：

接下来我们就可以把上面的表头复制到下面的内容中来，“转换”——“将第一行用作标题”——“使用表头作为首行”。

效果如下：

这样一来第一行已经有内容了，下面的怎么办呢？使用“转换”——“填充”——“向下”（必须全选）。

效果如下：

可以发现，已经全部填充为标题行了，但是我们发现多了一行表头，这个时候我们可以用到反转的功能，将第一行内容变回为表头行。

“转换”——“将第一行用作标题”——“使第一行用作标题”，这样一来的好处是，之后可以和明细行对的上。

下面要做10个空行，这个相当简单了，直接复制“标题”即可。

然后右边“应用的步骤”删除到空行就可以了。

好了，基础数据已经准备完毕，这个时候还有一个问题需要考虑，即排序！

我们先给“标题”表添加索引列，“添加列”——“添加索引列”——“自定义”。

由工资表的布局，我们可以确定它的其实索引是1，增量是3，即第二个员工是从第四行开始打印。

效果如下：

然后给“工资条”也添加索引列，起始索引为2，增量同样是3。

同样的给空行设置索引列。

最后万事俱备，追加三个表。“开始”——“追加查询”——“三个或更多表”，把三个表添加进去。

效果如下：

下面对索引列进行排序就可以了，“开始”——“升序”。

效果如下：

这个时候发现第一行数据和表头的一样一样的，同样用上面的方法一步操作，“将第一行用作标题”。

删除索引列，关闭并上载出来。

最后我们用老方法美化一下它，好给员工打印。

在“视图”里面将它的网格线也去掉。

然后选中这么几列，“开始”——“条件格式”——“新建规则”。

即有内容的时候，我们给它设置边框，条件=A1<>""。

有没有发现很销魂，最后我们在数据源里随意添加记录。

刷新，动态更新记录。

同样，删除也是动态的，一劳永逸！