时间管理技能篇

1. 目标管理的技能

目标导向的人善于利用时间，完成更多的事情。

目标的设定

写出个人的长远目标，尽力分配你所有的时间。如果有变，修正目标。当达到目标时，一定要树立新的目标。

2. 计划制定的技能

关键是同时计划工作和时间！

工作计划

结果——什么是我的目标？希望完成什么？

行动——我必须做什么才能达到这些结果？

优先原则——最先做什么？

时间计划

估计时间——每一次活动要多长时间？

日程表——何时做每一项工作？

弹性时间——必须定出多少弹性时间以应付不能控制的事情？

如何做好计划

1. 确立目标；    2.探寻完成目标的各种途径；    3. 选定最佳的完成方式；

4. 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；         5.编排月/周/日的工作次序并加以执行；

6. 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

3、减少干扰的技能

突发事件，陌生访问，意外电话，…….

减少干扰要点

缩短干扰，你就会解决一半的问题；  采用其它方法如电子邮件、留言。

将事情串在一起，通过一次访问或电话解决几个问题。  

当有人进入你的办公室或接电话时站起来，站起来有助你控制干扰时间。  

你可以走出办公室（或告诉来电话的人你必须走）以尽快结束干扰。

重新安排你的座位，不要面对门口或交通。

忙结束谈话，开门见山，不要偏题。

在开放工作区，开小电话铃声，最好用提示等代替铃声。

受到打扰后，尽快回到你的工作，不要以打扰为借口，毫无目的地晃来晃去。

4. 避免拖延的技能

拖延有碍成功

成功来自于做了对获得结果最重要的事情，如果我们学会将拖延由重要的事转移到不重要的事情上，我们的问题就会迎刃而解。

避免拖延的要点

当出现拖延时，最好先承认它。   分析拖延的原因。    先做最难做的事情。

把不愉快的事情分解成小块的时间段。     将复杂的事分解成许多步去做，一次专攻一件事。

克服怕丢脸心态。    授权其他人。   做能使你达到目的的小事。    不要做完美主义者。

不要等待好心情，不管你心情如何，立即开始。      向自己承诺完成任务后的奖赏

你能行！立即去干吧！

5. 有效授权的技能

授权的唯一条件是必须有人愿意接受你的授权。承认权力并不依赖于正式权力关系，而是依赖于你劝说别人的能力。

有效授权的要点

确定授予他人足够的权力去完成任务。     在授权之前考虑如何控制这项工作。

考虑他人的个性，相应地调整你的授权。   不要干涉、削弱、否决或武断地推翻他人的决定。

授权也许会错，要吸取教训。             写下授权的相关细节

跟踪并不意味紧紧叮住别人               不允许向上授权

坚决要求结果，而不要求完美

6. 委婉拒绝的技能

委婉拒绝的要点

聆听对方的请求；   告知考虑的时间；  态度坚定

说“不”应该是有礼貌的表达；  要给对方清晰的解释；   给对方另外的选择和建议

7、会议管理的技能

会议主要观点

明确会议的具体目的；   考虑会议的替代品； 当你必须举办一个会议时，一定要制定会议日程并严格遵守。

会议管理的要点

充分准备会议；设定时间期限；要不断控制会议进程；  会议规模要小

试着站着开会；总结会议结果；准备跟踪的行动计划；  会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量

 

(4) 第四单元时间管理工具篇

1、工作计划表

列出一张工作计划表，应该包括以下各类：

   - 确立工作目标； -注明工作目标的排序；  - 描述完成目标的各种途径；

   - 选定最佳人选； -将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；   -编排月/周/日的工作次序并加以执行；

目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力

2、“不处理”清单

列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类：

   -  低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事     - 可以合理授权给其它人的任何事

   -  其它人所提的不适当或欠思考的工作要求     - 任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事

   -   所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事

目的：计算可节省时间，减轻压力，感觉被“释”

3、索引卡/即时贴法

方法

   - 将每一项工作写在一张索引片上  -把卡片摊在平面上    - 根据重要性或必要性排出顺序

好处

   - 直观，易于调整

4、盘点法

检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来。

重点是评估每天活动的相对生产力。

关注结果而非价值。

运用回馈协助行为改变。

5、名片整理法

分成工作、公司等几个项目来整理名片。

整理名片时，不要把名牌放在名片盒里，要放在名牌簿中，这样较容易翻阅找寻。

立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。

与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。

名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象。