企业文档,高效管理就是资产增值
来源:互联网 发布:淘宝怎么设置卖家推荐 编辑:程序博客网 时间:2024/05/02 02:20
作者:文档 资产 wissD8A66EF72D66
正在谈判桌上与客户商谈和约的老总,突然想起手下有一份资料,对自己此次谈判非常有用,赶紧打电话回公司,却被告之该员工今天请假……百转千回后好不容易联系上搞定电脑密码,客户早已经等不及走人了,剩下颜面尽失的老总大吼一句:"以后所有人24小时开机,不管上班、下班还是请假、休假。"
其实,这位老总犯了一个错误:问题并非出在员工管理,而在于企业的文档管理。如果将文档资料视作企业的资产,在日常经营活动中采取专业的文档管理系统,而不是分散地由员工单独负责,那么这位老总就能按照自己最初的想法,轻松、顺利地完成谈判。
无论图片、图纸、录音,还是文章、表格、方案,企业文档都是企业宝贵的智力资产和累积资产。而高效地进行管理是保存与利用这些资产的重要手段,也将因此而得到成倍的回报。
事实上,也有很多企业在文档管理问题的解决上,创造了一些值得借鉴的做法。例如指定专门人员负责保管文档,有什么问题可以直接找到相关责任人;又或者添加大容量的服务器,将所有文档保存到服务器上,并指定共享权限;还有相对更专业的采用控制系统的做法等等。
普遍来说,国内企业的文档管理手段都急需提高。虽然上面提及的做法具有一定代表性,但这些解决方法并没有最优化。设立专职文档管理人员无疑将增加人工成本,并且不能保证万无一失。而添加服务器共享文档的做法,又会伴随权限管理、文档版本、不同部门和员工之间的共享等等新问题。文档 资产 wissD8A66EF72D66
正在谈判桌上与客户商谈和约的老总,突然想起手下有一份资料,对自己此次谈判非常有用,赶紧打电话回公司,却被告之该员工今天请假……百转千回后好不容易联系上搞定电脑密码,客户早已经等不及走人了,剩下颜面尽失的老总大吼一句:"以后所有人24小时开机,不管上班、下班还是请假、休假。"
其实,这位老总犯了一个错误:问题并非出在员工管理,而在于企业的文档管理。如果将文档资料视作企业的资产,在日常经营活动中采取专业的文档管理系统,而不是分散地由员工单独负责,那么这位老总就能按照自己最初的想法,轻松、顺利地完成谈判。
无论图片、图纸、录音,还是文章、表格、方案,企业文档都是企业宝贵的智力资产和累积资产。而高效地进行管理是保存与利用这些资产的重要手段,也将因此而得到成倍的回报。
事实上,也有很多企业在文档管理问题的解决上,创造了一些值得借鉴的做法。例如指定专门人员负责保管文档,有什么问题可以直接找到相关责任人;又或者添加大容量的服务器,将所有文档保存到服务器上,并指定共享权限;还有相对更专业的采用控制系统的做法等等。
普遍来说,国内企业的文档管理手段都急需提高。虽然上面提及的做法具有一定代表性,但这些解决方法并没有最优化。设立专职文档管理人员无疑将增加人工成本,并且不能保证万无一失。而添加服务器共享文档的做法,又会伴随权限管理、文档版本、不同部门和员工之间的共享等等新问题。文档 资产 wissD8A66EF72D66
专业的控制系统就更不用说了,很多企业只是需要简单的应用之道,并不需要不容易上手的专业管理工具。
不过,据业内资深人士透露,目前国产文档管理软件已在开发进行中,其管理效果的专业,与操作使用的"傻瓜式",将从根本上解决企业文档管理的难题。
关键词:文档协同 文档资产 文档管理软件 文档全文检索文档 资产 wissD8A66EF72D66
不过,据业内资深人士透露,目前国产文档管理软件已在开发进行中,其管理效果的专业,与操作使用的"傻瓜式",将从根本上解决企业文档管理的难题。
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