九段秘书

九段秘书：

总经理要求秘书次日上午9点安排一个会议。这件事情中什么事任务，什么是结果？通知所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议，这是“任务”。但是我们想要的结果是什么呢?下面是一至9段秘书的不同做法。

    一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

    二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

    三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人，第二天在会前30分钟提醒参会者参会，确认有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前了解缺席情况，也给总经理确认缺席的人是否必须参加会议留下时间。

    四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑是否工作正常，并在会议室门前贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

    五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么，总裁的议题是什么，然后给参会者相关的资料，供他们参考。

    六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供的相关的资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在允许的情况下，做一个录音备份）。

    七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的其他人员。

    八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项责任，一对一落实到相关负责人，然后经当事人确认之后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给总经理。

    九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议流程”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖任何人的会议服务体系！