SAP反记帐和红字冲销

红字冲销

红字冲销法：又称红字更正法也称红字调整法，即先用红字编制一套与错账完全相同的记账凭证，予以冲销，然后再用蓝字编制一套正确的会计分录(全额冲销)。

红字更正法：当多记金额时，还可采用红字更正法更正，将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证相同的记账凭证冲销多记的金额（差额冲销）。

补充调整法：对会计遗漏的经济事项，按照会计核算程序，用蓝字编制调整分录补充调整，

也包括会计账务借贷科目无误但金额少记，按差额用蓝字编制差额调整。　　

综合调整法：即红字冲销调整法与补充调整法的结合运用。

SAP的反记帐和红冲实现
由于SAP标准的记帐是不能直接输入负数的，则需要通过反记帐标志来实现，首先需要为凭证类型定义反记帐标志，在“控制数据”屏选择“允许负数过帐”标志(Tcode:OBA7)。

下面举一个简单实例来分析SAP反记帐和红冲的关系及其简单设计逻辑，如下图。

凭证及其反记帐冲销(类红冲)凭证

 

 

 

费用记帐前和反记帐冲销后科目借贷余额图

 

凭证100000318为费用记帐，分录：

Dr： 费用1111.11元 + 成本中心8233111001(SAP的费用记帐一般都要一成本对象)

   Cr：银行存款 1111.11元

注意科目余额图,此时费用科目4999999901的借方余额为4000元。

凭证100000319为凭证100000318的冲销凭证（Tcode：FB08），分录：

Dr：银行存款 1111.11元  + 反记帐标志（凭证的借方+反记帐= 科目贷方余额增加）

Cr： 费用1111.11元 + 反记帐标志（凭证的贷方+反记帐= 科目借方余额增加）

*注意科目余额图,此时费用科目4999999901的借方余额为 4000-1111.11 = 2888.89元

注意：OBA5 F5 361设置为警告信息号会计凭证可反复任意冲销。

因为SAP在记帐时不能直接输入负数，也就是不能产生象中国传统的红字冲销分录

Dr： 费用 -1111.11元 + 成本中心8233111001(SAP的费用记帐一般都要一成本对象)

   Cr：银行存款 - 1111.11元

SE16:T041C定义冲销原因

 

注意选上反记帐标志。

手工如何冲销凭证？

有人说，如果不使用FB08而是手工记帐冲销比如F-02冲凭证100000318,记帐如下：

Dr： 费用1111.11元 + 反记帐标志 （结果余额显示在贷方）

   Cr：银行存款 1111.11元 +反记帐标志（结果余额显示在借方）

所以说，如果要在SAP系统中达到红冲的效果，无论是FB08自动冲销还是手工记帐，因为不能输入负数，一定是在记帐时将原凭证借贷方反置再加反记帐，实际上在SAP系统中FB08冲销凭证无论是蓝冲还是红冲，凭证的借贷方都是反向的，红冲(即SAP反记帐)只反应在科目余额的借贷方上，总结SAP反记帐的重要两点：

（1）.反记帐功能: 凭证的借方+反记帐 = 科目贷方余额增加；凭证的贷方+反记帐= 科目借方余额增加。

      也就是说会计凭证(会计凭证表)还是借/贷方，但反记帐后反应在余额表中则是贷/借方。

（2）.你需要注意SAP的几个借贷方:会计凭证借贷、会计科目余额借贷和成本对象借贷。

为了理解这几个借贷,看看财务凭证行项目的设计,其中BSEG为凭证行项目而FAGLFLEXA为新总帐版本的分割后行项目,注意凭证号100000318和100000319。

 

注意到反记帐冲销凭证100000319的费用科目4999999901在BSEG表和FAGLFLEXA的保存方式，4999999901在BSEG的记帐码为50 + 贷方标志 + 1111.11 + 反记帐; 而FAGLFLEXA表中则为记帐码为50 + 借方标志 + (-1111.11元,无反记帐标志), 此时本来代表贷方的记帐码50和借方标志是矛盾的。

(3). 反记帐的常见疑问?

    按国内传统习惯,为了不虚增借贷方, 比较倾向于使用红冲,可能你会遇见如下问题:

a.MBST反冲物料凭证能反记帐吗？

b.MM模块MIRO贷项凭证能反记帐吗？、

c.SD模块冲销发票能反记帐吗？（Tcode：VOFA设置反记帐）

d.冲销的原始凭证如果包括已清算行项目，如何重置这些行项目？（Tcode：FBRA）

e.SAP新总帐分配分摊产生的实时财务凭证如何红冲?

f.其它自动财务凭证如何红冲?

使用红字结转和设计红字冲销?

通过上面的图例,读者对SAP的反记帐功能设计应该有了一定理解，注意BSEG和FAGLFLEXA表的活动类型(业务交易,Business Transction)和参考交易字段，参考交易BKPF和业务交易RFBU表示为财务记帐。

有一个读者问，费用能否红字结转？我说，红字一般用来更正错误，不要随便滥用，情况是这样的，假设管理费用10000元记在成本中心A，期末要分配到BCDE各20%，这样，在费用记在A时，该管理费用10000元余额在借方，分配分录：

Dr：X管理费用  2000* 4 成本中心BCDE （业务交易：RKIV）

  Cr：X管理费用 8000 成本中心A  （业务交易：RKIV）

此时，X管理费用借方发生额为18000元，贷方8000元，在财务模块从科目余额来看虚增了借贷方，但是报表上完全通过业务交易是可以区分出费用的发生额和分配结转额的。

借鉴一个国内记帐实例，收到小菜退回的差旅费计现金1111.11元，记帐如下：

Dr：现金　　　　　　　　　1111.11元
　Cr：管理费用-差旅费　　　1111.11元
现在有一个问题是，按照国内习惯，费用报表通常是按借方发生额取数，此时费用冲减是从贷方转出应冲减的数据，未减少费用的借方发生额，当期报表费用数数字要比实际支出数大。
如何解决此问题呢？将小菜多出退回的差旅费红冲

Dr：管理费用——差旅费　　　-1111.11元 （反记帐->红冲）
　　Cr：现金　　　　　　　　-1111.11元 （反记帐->红冲）
这种会计处理办法虽然满足了费用报表的取数，但对现金收入用红字冲在贷方不大符合习惯。

于是有另一中做法，借方用红字冲减差旅费，现金则用蓝字借记表示增加数,分录为：
Dr：管理费用——差旅费　　　-1111.11元 （反记帐->红冲）
　　Dr：现金　　　　　　　　1111.11元 （蓝字）
分录理由是：冲减费用在借方用红字反映，符合会计原理上对“管理费用”科目的定义解释：借方只反映费用的支出数，贷方则反映费用的结转数。同时满足了费用报表取数要求，收到现金做借方增加，也符合会计原理对“现金”的解释和国内习惯。但是，显然它违背了“有借必有贷，借贷必相等“的基本记帐规则,ERP如果设计出两借无贷的分录,平衡是平衡了,但用户会笑掉大牙的。

而在SAP中，巧妙解决了这个问题，因为SAP关于借贷有两个标志，一是记帐码，二是借贷标志，如下图。

 

上面的业务SAP可以如此处理:

Dr：40(借方标志) 现金　　1111.11元 （蓝字）
 Cr: 50 管理费用——差旅费　1111.11元 （使用反记帐,反记帐后此发生额在余额表中显示   

在借方）

后一行分录对BSEG表 ,50+ 借方标志+反记帐 + 1111.11元(SAP老版本),对FAGLFLEXA为50 + 贷方标志+ -1111.11 负数金额(SAP新总帐)，对于国内ERP如果可以采用负数记帐，实际上分录可如下：

Dr：40(借方标志) 现金　　1111.11元 （蓝字）
 Cr: 50（贷方标志+负数记帐） 管理费用——差旅费　- 1111.11元（贷方的负数则反应在当期科目发生额的借方，保证了有借必有贷，借贷必相等？绝对值相等？），或者贷方分录为Cr: 50 管理费用——差旅费　 1111.11元，通过增加一标志比如负数记帐在打印或显示时为正数，凭证行项目数据库中保存为负数，标志+ 负数确定科目发生在当期科目发生额的借方？