卓有成效的管理者——第2章 掌握自己的时间

一、概要

         1、以下三个，是管理者有效性的基础

              记录时间

              管理时间

              统一安排时间

         2、有效的管理者知道，如果要管理好自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。

二、时间对管理者的压力

         1、每一位知识工作者，尤其是每一位管理者，要想有效就必须能将时间做整块的运用。

         2、如果你真想影响别人，那至少需要一个小时以上。

         3、如果知识工作者的绩效表现不错，往往是因为该组织的高级主管能定期地抽出时间来与他们进行交流，甚至与一些资历较浅的支持工作者交流。人际关系和工作关系的协调确实很费时间，但是太匆忙了，恐怕反而造成摩擦。因此大型组织只有在大量将管理者的时间耗用在协调沟通上后，才能变得强大有力。

        4、人事决策往往需要大量的时间，因为决策所涉及的一些问题，只有在反复考虑多次之后才能看清楚。

        5、创新和变更，形成了对管理者时间的过度需求。如果时间短促，一个人就只能考虑他已经熟悉的事，只能做他曾经做过的事。

三、如何诊断自己的时间

      1、要提高管理者的有效性，有以下几个步骤可以来实现：

      第一步就是记录时间耗费的实际情形（重要的是，必须在处理某一工作的“当时”，立即加以记录，而不能事后凭记忆补记）。

      第二步就是要做有系统的时间管理。先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。

     要做到第二步，可以试问自己下列几个问题。

      （1）、首先要找出什么事根本不必做，这些做了也完全是浪费时间，无助于成果？

      （2）、时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？

      （3）、管理者是否在浪费别人的时间？

     2、如果真想有所作为，只要将可由别人做的事交给别人就得了。

     3、“授权”是把可由别人做的事情交付给别人。

     4、问得对方敢说真心话，才是有效管理者的特色。

     5、人总有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为许多事非躬亲不可        

四、消除浪费时间的活动

     1、首先要做的事，找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。

          同一个危机如果重复出现，往往是疏忽和懒散造成的。

         一个管理上了轨道的组织，常是一个令人觉得兴味索然的组织。在这样的组织里，所谓“引人注目”的事情大概就是为未来做决策，而不是轰轰烈烈地处理过去的问题。

     2、人员过多，也常造成时间浪费。

          如果一个管理者花在处理人际关系上的时间超过了工作时间的1/10，就标志着人员过多了。

          在精干的组织里，人的活动空间较大，不至于互相冲突，工作时也不用每次都向别人说明。

           用一个人，应该是每天的工作都需要他。偶尔才有需要的专家，必要时才需向他请教的专家，就不该正式聘用。

     3、另一个常见的浪费时间的原因，是组织不健全。其表现就是会议太多。

          要开会，就得有一定的计划，会议应该是不得已的例外，不能视为常规。

         如果参加会议的时间占总时间1/4以上，那一定是一个浪费时间的不健全组织。

     4、最后一项浪费时间的因素，是信息功能不健全，或者是信息的表达方式不当。

五、统一安排可以自由支配的时间

     1、有效的管理者知道他必须集中他的自由时间

     2、一切卓有成效的管理者都懂得，对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限